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En los últimos años, la cantidad de herramientas disponibles para las empresas se ha disparado. Los días de "Nadie fue despedido por elegir a IBM" están bien y realmente pasados. Ahora, en lugar de pagar grandes sumas por una solución general mediocre, las empresas pueden invertir cuidadosamente en productos y aplicaciones especializados que se ajusten perfectamente a lo que intentan hacer. Por ejemplo, en Tuts + usamos Trello Como nuestra aplicación de gestión de proyectos. Realiza un seguimiento de todos los tutoriales en los que alguien está trabajando. El conjunto de características de Trello es justo lo que necesitamos. Sin embargo, otras empresas que tienen un flujo de trabajo diferente podrían encontrar a Trello demasiado limitado y, en cambio, necesitan algo como Basecamp, que es un poco más tradicional..
El problema de tener disponibles todas estas herramientas diferentes es que en su mayoría están hechas por diferentes compañías pequeñas. Todos los productos de Microsoft funcionan juntos de inmediato, pero no se puede decir lo mismo de una colección aleatoria de herramientas de pequeños desarrolladores. Podría estar usando Slack para administrar su equipo, Shopify para vender su producto, Zendesk para manejar el soporte y una docena de otras aplicaciones, cada una haciendo algo esencial. Conectar todas estas aplicaciones dispares y hacer que jueguen bien juntos es donde entra en juego Zapier.
En este tutorial, veré cómo y por qué usar Zapier en su negocio para una mejor automatización de tareas. Comenzaré explorando qué es Zapier y para qué se usa, luego describiré cómo puede beneficiarlo y mostrarle cómo configurar.
La mayoría de las aplicaciones web modernas tienen una API (Application Program Interface) que los desarrolladores externos pueden usar para interactuar con ella. Pueden hacer cosas como cargar información, descargar datos almacenados y, de lo contrario, conectarse a la aplicación. Si no fuera por la API de Twitter, todos estaríamos atascados solo con sus clientes oficiales.
Lo que hace Zapier es tomar dos servicios y actuar como intermediario para sus API. Es una herramienta para conectar todas las diferentes aplicaciones que usas..
Una muestra de zap.Digamos que desea descargar automáticamente los archivos adjuntos de correo electrónico enviados a su cuenta de Gmail a una carpeta específica de Dropbox. Bueno, ya que tanto Gmail como Dropbox tienen API, con Zapier puedes hacerlo. Cada nuevo archivo adjunto de correo electrónico que recibas hará que Zapier descargue el archivo y lo cargue en tu Dropbox. Zapier llama a estos pares de acción de gatillo. Zaps.
Zapier tiene más de 500 aplicaciones conectadas a su servicio. Para cada aplicación hay un par de desencadena y comportamiento. Incluso puede tener un disparador realizar múltiples acciones. Esto significa que se pueden hacer Zaps únicos ilimitados, que su empresa puede utilizar para una mejor automatización de tareas.
Los beneficios clave que Zapier aporta a los flujos de trabajo de su empresa son la velocidad, la consistencia y la visibilidad..
En primer lugar, Zapier puede acelerar las tareas comerciales comunes. Imagine que es política cargar todos los archivos del cliente en una carpeta dedicada de Dropbox. Puede crear un Zap que descargue todos los archivos que un cliente envía a su cuenta de Gmail y subirlo a una carpeta específica. Cada cliente necesitará su propio Zap, pero funcionará en segundo plano y le ahorrará a usted oa sus empleados la molestia de hacerlo manualmente. Probablemente hay docenas de estas pequeñas tareas que realiza todos los días que podrían automatizarse. Combinados, pueden ahorrar mucho tiempo..
Continuando con el ejemplo anterior, consideremos la consistencia. La gente no es perfecta. Se olvidan de las cosas, cometen errores y, en general, se equivocan ocasionalmente Las computadoras son mucho mejores para realizar tareas de negocios simples de manera confiable. Si desea asegurarse de que cada archivo que le envía un cliente termina en su carpeta de Dropbox dedicada, Zap es la mejor manera de hacerlo. Un correo electrónico importante no pasará por las grietas solo porque se envió a las cinco de la tarde de un viernes por la tarde. Cada vez que tenga un protocolo o una fórmula específica que deba seguirse al mover información entre diferentes aplicaciones, debe considerar usar Zapier.
Zapier también es una excelente manera de agregar visibilidad a sus flujos de trabajo. Ya sea que esté usando Slack o correo electrónico para administrar todo, puede hacer que Zapier le haga un seguimiento cada vez que un empleado (o un Zap) haga algo importante. De nuevo, usando el ejemplo del correo electrónico, puede crear un Zap de varios pasos que publique un anuncio de que el archivo de un cliente se ha agregado a Dropbox en su canal principal de Slack. Esto significa que todos pueden ver lo que está pasando..
Usar un Zap para agregar visibilidad a algo es exactamente lo que te mostraré cómo hacerlo en la siguiente sección.
Vamos a empezar a hacer un Zap simple. Voy a crear una que conecte mi cuenta de Twitter con Slack.. Vea el screencast a continuación o lea la versión escrita de este tutorial rápido.
Quiero que cada tweet que me menciona sea enviado a un #tweets Flojo canal. Este es el tipo de cosa que podría ser útil para una pequeña empresa que quiere que todos vean los comentarios de Twitter de sus clientes..
Para seguir adelante, necesitas un Gorjeo cuenta y un Flojo canal. Ambos son gratuitos, así que si aún no los tiene, regístrese antes de continuar..
Dirígete al sitio web de Zapier y regístrate para obtener una cuenta gratuita. Una vez que haya configurado una cuenta, haga clic en Hacer un zap! botón para empezar.
Primero, debes seleccionar la Aplicación de activación. Para nosotros, va a ser Gorjeo. Usa la barra de búsqueda para encontrar y luego selecciónala..
Zapier tiene más de 500 aplicaciones de disparo diferentes.Gorjeo tiene ocho disparadores diferentes, pero el que nos interesa es Mención de búsqueda. Selecciónelo y haga clic. Guardar + Continuar.
A continuación necesitas conectar tu Gorjeo cuenta para Zapier. Hacer clic Conectar una nueva cuenta e inicie sesión y otorgue a Zapier todos los permisos relevantes. Una vez que hayas terminado, haz clic en Guardar + Continuar otra vez.
Para el Término de búsqueda, Quiero usar mi Gorjeo encargarse de, @harryguinness. De esta manera cualquier tweet que me mencione activará a Zapier. Dependiendo de lo que haga su empresa, es posible que desee utilizar términos más generales, como el nombre de su producto. Ingresa lo que quieras y haz click Continuar.
Configurando el activador de mención.Para finalizar la configuración del activador, Zapier le solicitará que lo pruebe obteniendo el resultado más reciente para el término de búsqueda. Hacer clic Buscar y continuar para asegurarse de que todo está funcionando correctamente. Con eso hecho, el gatillo está configurado y listo para funcionar.
Con el disparador listo, es hora de configurar Zapier para que el tweet se envíe a Slack. Usa la barra de búsqueda para encontrar Slack y selecciónalo..
Slack tiene muchas acciones diferentes para elegir. Para este Zap, seleccione Enviar mensaje de canal y entonces Guardar + Continuar.
Flojo tiene muchas acciones para que elijas.Al igual que con Twitter, debe iniciar sesión y conceder a Zapier permiso para acceder a todo. Haz eso y luego haz clic Guardar + Continuar.
A continuación, es hora de configurar cómo aparecerá el mensaje en Slack. Selecciona el Canal desea utilizar desde el menú desplegable correspondiente.
Tienes mucho control sobre cómo aparecen los mensajes en Flojo.La sección más importante es la Mensaje de texto. Haga clic en el + En la esquina superior derecha del cuadro, Zapier obtendrá toda la información del tweet de prueba. Puede seleccionar cualquiera de estos valores de relleno y se rellenarán dinámicamente cada vez que se ejecute Zapier.
Configurando cómo aparecerán los tweets.Configuré el mío para que el mensaje de Slack incluya el mensaje del remitente. nombre de usuario, la Texto de su mensaje y la URL que enlaza de nuevo a ella. Para esto Borrar, puede dejar el resto de los valores predeterminados de Zapier como están y hacer clic en Continuar.
Ahora es el momento de probar la acción. Hacer clic Crear y continuar, espere unos momentos y luego verifique que el tweet haya sido publicado en Slack. Si es así, todo está bien. Hacer clic Terminar, nombra a tu Zap y luego enciéndelo. Ahora, cada vez que alguien te twittea, aparecerá en tu canal de Slack..
Zapier tiene una variedad de planes diferentes para adaptarse a cualquier negocio. El plan gratuito que usamos en este tutorial está bien si solo necesitas un par de Zaps que se ejecutan con poca frecuencia: estás limitado a 5 Zaps y solo se pueden ejecutar 100 veces al mes. También hay una pequeña cantidad de aplicaciones Premium que no puedes usar. Tampoco puede crear Zaps de múltiples pasos con un plan gratuito, que tiene más de una acción.
Zapierplanes de precios.Si alcanzas alguno de esos límites, debes actualizar a uno de sus niveles pagados. Por $ 20 dólares al mes, el plan Básico te ofrece 20 Zaps y 3000 carreras. Los planes suben de precio y Zaps a partir de ahí. Si ninguno de los planes funciona para usted, Zapier estará encantado de solucionarlo con una solución personalizada..
Zapier es una poderosa herramienta para conectar diferentes aplicaciones. A medida que las pequeñas empresas se han alejado de los paquetes monolíticos de software a aplicaciones más pequeñas y específicas, se necesitan herramientas para vincularlos. Si vas a usar tres o cuatro herramientas diferentes, quieres que jueguen bien.
En este tutorial te mostré cómo crear un Zap simple. Puede profundizar mucho más en Zapier y crear Zaps personalizados para su negocio y las herramientas que utiliza. Te recomiendo que juegues con el plan gratuito de Zapier, compruebes qué desencadenantes y acciones están disponibles para las aplicaciones que utilizas y resuelve dónde podrían ayudar a tu negocio..
Si solo usa una o dos herramientas, como lo hacemos en Envato Tuts +, puede que no le resulte muy útil, pero si administra las tareas a través de una docena de servicios diferentes, podría mejorar dramáticamente su negocio..
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