Si ha sido incitado a intentar ir a una oficina sin papeles, ¡no está solo! 2013 es el año en el que no tenemos papel y eso no significa solo escanear los recibos y la correspondencia antiguos, sino también digitalizarlos completamente. En esta guía, le mostraremos cinco aplicaciones diferentes que pueden convertir documentos que ha escaneado en otros con capacidad de búsqueda utilizando una tecnología llamada OCR.
Actualización: también puede escanear fácilmente documentos con tecnología OCR a través de su iPhone, usando el nuevo Aplicación DocScan en Envato Market.
Aplicación DocScan en Envato Market Si prefiere usar un escáner tradicional para escanear sus documentos, lea los detalles completos de cómo hacerlo..
OCR significa Reconocimiento óptico de caracteres. Cuando escanea un documento, el escáner no tiene forma de saber cuál es la diferencia entre el texto y la imagen, por lo que todo lo que escanea es efectivamente una imagen. Esto también se aplica incluso si eligió guardarlo como PDF, ya que no podrá (aún) seleccionar ningún texto..
La tecnología OCR ha existido durante bastante tiempo, pero es una característica a menudo subestimada que generalmente nunca se revisa. Si ha comprado un escáner en los últimos años, ¡es probable que ya haya tenido un software de OCR bastante ingenioso en el disco con el que venía! Como usuarios de Mac, a veces nos perjudica el hecho de que casi nunca tenemos que preocuparnos por instalar controladores, por lo que a menudo se ignora el software en los mismos discos.
Propina: Un PDF es solo un contenedor de texto e imágenes, por lo que cualquier recibo o correspondencia que haya escaneado y guardado como PDF todavía no se puede buscar.
Prizmo es una aplicación dedicada de OCR. No está diseñado para ayudarlo a recortar o enderezar sus documentos escaneados, su único propósito es analizar el texto de cualquier escaneo y convertirlo en texto de búsqueda. Prizmo no solo se limita a documentos de texto sin formato, como recibos y correspondencia, incluso analizará periódicos y revistas antiguos, portadas de libros, casi cualquier cosa con cualquier forma, tamaño y color del texto es algo que Prizmo convertirá.
Prizmo incluye la capacidad de capturar escaneos directamente desde Captura de imagen, La cámara integrada de OS X y la aplicación de importación de escáner, para que pueda usarla junto con cualquier escáner existente. También puede importar archivos existentes si ya los ha estado escaneando..
Cuando inicie Prizmo, se le pedirá que cree un nuevo documento o que abra uno existente. Antes de continuar, esto se refiere a un Prizmo Documento y no el que se desea analizar. Puede ser un poco confuso, pero Prizmo puede guardar los escaneos que ha realizado si alguna vez necesita regresar y modificar el texto, por ejemplo, si ha escaneado un PDF de 200 páginas y ha notado que algunas páginas no se analizaron correctamente. El medio y algún texto faltaba. Guardar su trabajo en Prizmo significa que puede regresar y realizar los cambios necesarios..
Seleccionar Nuevo documento… y se te presentará un nuevo documento de Prizmo para comenzar a usar.
Podemos arrastrar y soltar un archivo de imagen (JPG, PDF, TIFF, etc.), importar desde nuestro escáner o incluso explorar una biblioteca de fotos.
Para los fines de este tutorial, estoy usando un documento existente que había escaneado al usar mi escáner de superficie plana. Se guardó directamente como PDF y, como puede ver, no puedo resaltar ningún texto..
Seleccionar Abrir archivo de imagen ... y selecciona una imagen para usar.
Una vez que vea la imagen cargada, se le presentará un diseño de página familiar, completo con miniaturas de página en el lado izquierdo.
Tenemos algunos controles de ajuste en la parte inferior donde podemos ajustar la rotación, recortar la imagen y más. Prizmo detectará automáticamente los requisitos del documento y hará los cambios de configuración necesarios automáticamente, pero siempre podemos modificarlos cuando sea necesario.
Estoy satisfecho con la configuración predeterminada, así que simplemente haga clic Reconocer y Prizmo detectará automáticamente cualquier área de texto y las analizará casi instantáneamente.
De la misma manera que dibujaría un área para escanear cuando escanea un documento, se puede hacer lo mismo para las áreas de texto. Prizmo intentará esto automáticamente, pero nuevamente, tienes el control completo.
El texto analizado se muestra en el lado derecho del documento. En esta etapa, nada se guarda. Si el OCR no era completamente exacto, puede ingresar y hacer cambios..
Prizmo fue 100% preciso con mi documento, por lo que no tengo que hacer cambios. Puede exportar su documento a una serie de servicios en la nube tales como Dropbox y Google Drive, o adjúntalos a un nuevo mensaje de correo.
Guardaré mi documento en mi escritorio, así que seleccionaré Expediente…
Prizmo es extremadamente útil para cualquier persona que escanee documentos regularmente con cualquier tipo de escáner. Los controles avanzados a los que tiene acceso significa que puede ajustar la forma en que funciona el proceso de OCR en lugar de confiar en una configuración completamente automática.
ABBYY FineReader Express es otra herramienta especializada de OCR diseñada específicamente para la tarea, y lo hace muy bien. El proceso de OCR está automatizado, por lo que la única interacción del usuario es decirle a ABBYY FineReader Express qué documento cargar y dónde se debe guardar la versión de OCR..
En lugar de crear un nuevo documento o abrir uno existente, ABBYY FineReader Express tiene un Tareas rápidas Panel que se abre en el lanzamiento. Es una forma rápida de OCR documentos con la menor cantidad de clics del mouse posible.
Puede convertir documentos escaneados a varios formatos diferentes y un as bajo su manga es la capacidad de OCR de una hoja de cálculo y generar una única opción de búsqueda y editable, lo que lo hace muy tentador para los usuarios de negocios..
Como ya tenemos un PDF, necesitamos OCR, iniciar ABBYY FineReader Express y seleccionar Convertir a PDF con capacidad de búsqueda y elige el documento que quieres OCR.
¡Eso es en realidad! ABBYY FineReader Express le pedirá que guarde el nuevo documento de OCR en la ubicación que elija. Extrañamente, se le solicita que guarde el documento antes de que se cargue la vista previa, de modo que para ver si ABBYY FineReader Express pudo realizar la OCR del documento correctamente, deberá cancelar guardando el documento y luego guardándolo desde el menú.
Hemos cubierto el software y el escáner Doxie en nuestra guía anterior "Ir sin papel con Doxie"Pero vale la pena mencionar sus características de OCR incorporadas de nuevo.
Doxie incluye OCR incorporado en su aplicación de importación para que cualquier documento que escanee tenga la opción de ser analizado. Sin embargo, Doxie no contiene muchos controles y automatiza la mayor parte del proceso..
Escanee cualquier documento que desee OCR y luego inicie el Doxie aplicación, asegurándose de que su escáner Doxie está conectado.
Una vez que haya importado su documento escaneado, puede seleccionar dónde y cómo desea exportarlo. En este caso, estaré seleccionando PDF con OCR (Blanco y Negro). Es mejor seleccionar el tipo de documento ya que puede asegurarse de usar un formato que ocupe menos espacio.
Propina: A menudo, muchas empresas envían cartas de correspondencia de un color determinado para mantener su marca. Recomiendo guardarlas en blanco y negro para mantener el tamaño del archivo lo más bajo posible..
Una vez que seleccione dónde guardar el PDF, Doxie OCR el documento y lo exportará. El texto se puede buscar por completo y no reemplaza al texto del escaneo, en su lugar, utiliza una característica inteligente de los PDF llamados superposición de texto. Es posible que su documento tenga el mismo aspecto que antes, pero eso es bueno. En su lugar, el texto se coloca de forma transparente sobre el texto, lo que permite buscarlo y resaltarlo.
Si bien el proceso de Doxie es muy sencillo, no hay tantas opciones como una aplicación de OCR dedicada, como Prizmo. Sin embargo, significa que si ya es un usuario de Doxie o solo realiza un escaneo ligero, entonces esas características pueden no serle de gran beneficio..
Los escáneres Doxie comienzan desde $ 119 y están disponibles en Getdoxie.com.
PDFPen es un poco diferente a Prizmo, ya que no es solo una herramienta OCR. Es una herramienta todo en uno diseñada para completar, editar y modificar archivos PDF. Una de sus características es que puede detectar documentos escaneados y realizar OCR en un solo paso..
Inicie PDFPen y le pedirá automáticamente que seleccione un PDF para abrir. Seleccione un documento escaneado y haga clic en Abierto.
Una vez que PDFPen abre el documento y detecta que fue escaneado (en lugar de ser descargado o generado por computadora), le indicará si desea analizarlo y digitalizar el texto. Tiene la opción de ejecutar la herramienta OCR en la página actual o en todo el documento..
Especifique el idioma requerido y seleccione el botón relevante, en este caso, acabo de seleccionar Documento OCR.
Una vez que haya terminado, guarde el PDF. A diferencia de Doxie o Prizmo, no creas otra copia inmediatamente. PDFPen modifica los archivos PDF existentes para que pueda simplemente guardar los cambios, eliminando las molestias de administrar un archivo adicional.
Evernote es un servicio de sincronización de notas extremadamente popular que actúa más como un híbrido entre un álbum de recortes y un cuaderno. Piense en ello como tener un archivador lleno de piezas de información que siempre están disponibles y son fáciles de buscar.
Hemos cubierto Evernote extensamente antes aquí en Mactuts + y animo a cualquiera que use Evernote (o esté interesado en usarlo más) a leer nuestro artículo "Domando el elefante: consejos y trucos impresionantes de Evernote”Para aprender más al respecto.
Una característica de Evernote que a menudo se pasa por alto y nunca se muestra realmente al usuario es su servicio de OCR automático. Sí, cualquier imagen que agregues a Evernote se escanea en busca de texto y se agrega a tu nota. Se realiza en el lado del servidor, por lo que agregar un documento a Evernote no se convierte instantáneamente. Debido a la cantidad de usuarios de Evernote, tampoco es instantáneo. Para evitar problemas con el servidor, todos los documentos que requieren OCR están en cola. No hay forma de saber cuándo se escaneará, pero generalmente es de 24 a 48 horas. Si eres un miembro premium, es más rápido.
Para escanear un documento, simplemente arrástrelo y agréguelo a una nota nueva o existente, asegurándose de sincronizar Evernote tan pronto como lo haya hecho. Eso es todo al respecto.
Finalmente, Evernote escaneará el documento y realizará el OCR. Una vez que eso suceda, el documento se actualizará y se sincronizará. atrás a Evernote en tu dispositivo. A Evernote le tomó cerca de diez minutos el documento que agregué a OCR (soy un suscriptor de Evernote Premium, por lo que los tiempos variarán).
El OCR suele ser muy preciso, pero no hay control sobre cómo funciona el OCR. Se hace automáticamente sin la entrada del usuario o la configuración.
Luego puede buscar texto y, como puede ver, el texto se resalta mientras busca. Después de leer la nota, parece haber sido 100% precisa.
Si desea mantener una versión PDF con capacidad de búsqueda fuera de Evernote, puede hacer clic derecho y seleccionar Guardar PDF de búsqueda como ...
No es ideal, ya que Evernote envuelve cada palabra con un recuadro verde, por lo que imprimir no puede ser una buena idea, pero funciona.
Si bien sus características son bastante básicas, el uso de Evernote como centro central para su oficina sin papel es cada vez más popular, por lo que si desea hacer lo mismo, puede eliminar cualquier proceso de OCR y simplemente escanear directamente en Evernote. Se ocupará de la OCR por usted y, dado que la mayoría de los artículos serán recibos y correspondencia, probablemente no tendrá casi ningún problema con el servicio de OCR de Evernote..
Evernote es gratis, con cuentas premium de $ 5 por mes o $ 35 por año.
Hay varias maneras de digitalizar esos documentos escaneados para que puedan buscarse en el texto y los costos de utilizar una herramienta de OCR se han reducido drásticamente. Atrás han quedado los días en los que estás atado a cualquier aplicación con la que venga tu escáner, ahora puedes usar prácticamente cualquier aplicación de OCR que desees..
Si va a utilizar no solo las herramientas de OCR sino que desea una forma de manipular los archivos PDF, PDFPen es la mejor opción. Para cualquier persona que solo quiera una forma de OCR, entonces recomendaría Prizmo. Incluso si tienes un Doxie, Prizmo te da más control sobre cómo funciona el proceso de OCR.
Para cualquier persona que desee realizar OCR de vez en cuando, obtener la cuenta más económica de Evernote es la opción más económica..
¿Has tratado de ir sin papel? ¿Se molesta con el OCR o puede buscar todo en su oficina digital? Nos encantaría saber de usted así que, como siempre, discutamos el tema más a fondo en los comentarios..
Accentsconagua
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