Lo que vas a crearGoogle Docs y Sheets son excelentes herramientas para crear documentos de Word y hojas de cálculo. Proporcionan prácticamente toda la funcionalidad básica que necesita para editar, formatear y compartir sus archivos. Sin embargo, si está buscando el servicio en la nube de Google para reemplazar MS Office, habrá notado que faltan algunas funciones avanzadas más..
La nueva característica de complementos cambia esto. Los complementos son pequeñas aplicaciones de terceros que se pueden instalar directamente en las aplicaciones Docs y Sheets (las diapositivas y los formularios no son compatibles actualmente), y completan los vacíos en las características nativas del software. Lanzado en marzo de 2014, los complementos aún son nuevos y su número está creciendo todo el tiempo. La mayoría de los mejores son gratuitos, mientras que algunas de las utilidades más potentes también ofrecen versiones premium con características adicionales.
En este tutorial, te mostraré cómo comenzar con los complementos, cómo instalarlos, usarlos y eliminarlos, y luego guiarte a través de diez de los mejores para comenzar..
Todos los complementos se encuentran e instalan a través de la interfaz Docs o Sheets, de manera muy similar a cómo se instalan las extensiones de Chrome. Abra un documento y vaya a Complementos> Obtener complementos y puede ver todas las opciones disponibles para la aplicación que está usando.
Navegue a través de los complementos resaltados, haga clic en Todos en la esquina superior izquierda para seleccionar una categoría, o use el cuadro de búsqueda para encontrar algo que desee instalar.
Haga clic en el complemento elegido seguido del + icono para instalarlo. La pantalla que se abre muestra qué permisos requiere el complemento: qué datos y a qué partes de su cuenta necesita acceder. Suponiendo que estás de acuerdo con este clic Aceptar y la instalación se completará.
Compruebe lo que quiere hacer un complemento antes de instalarUna vez instalados, tus complementos son accesibles a través de Complementos Opción en la barra de menú. Mueva el puntero del mouse sobre ellos para revelar sus opciones. La mayoría tiene dos: el primero lanza el complemento, el segundo es de ayuda (que normalmente es muy limitado).
Haga clic para iniciar el complemento y se abrirá en una barra lateral a la derecha de la pantalla. Solo se puede ver un complemento a la vez. Para cerrarla haga clic en X botón.
Los complementos se ejecutan en una barra lateral dentro de Documentos o HojasNo necesitarás hacer mucho para administrar tus complementos. No debe preocuparse por actualizarlos, se cargan cada vez que los usa para que siempre tenga la versión más actualizada. Puede deshabilitarlos para documentos específicos, y también informar errores al desarrollador.
Ir Complementos> Administrar complementos. Ahora verá una lista de todos los complementos que ha instalado. Hacer clic Gestionar Para ver una lista de opciones. Desmarcar Utilizar en este documento para deshabilitar el complemento del documento actual que está viendo. Hacer clic retirar para desinstalar el complemento de su cuenta por completo.
Hay una gran cantidad de complementos para las aplicaciones Docs y Sheets, y el número está creciendo todo el tiempo. Aquí hay diez de los mejores para comenzar..
Tesauro es el más básico y más esencial de todos los complementos de Docs. Un compañero perfecto para el corrector ortográfico incorporado, le sugerirá palabras alternativas para que las use mientras escribe. Lamentablemente, los complementos aún no están integrados en los menús contextuales de clic derecho dentro de la aplicación, pero el Thesaurus aún es trivial de usar. Simplemente resalta una palabra y luego ve a Complementos> Tesauro> Buscar sinónimos para la palabra seleccionada y aparecerá en la barra lateral a la derecha..
Con la barra lateral del Tesauro abierta, ahora puede escribir palabras directamente en el cuadro de búsqueda para encontrar sugerencias para otras palabras..
El complemento de la Tabla de contenidos genera automáticamente una lista de contenidos para ayudarlo a navegar por documentos de texto más largos y complejos. Se basan en su uso de los estilos de párrafo dentro del documento y solo funcionarán si los usa de manera consistente; no reconocerá ningún otro capítulo o encabezado de sección si solo tienen el estilo de texto de párrafo regular..
Los estilos que se utilizan en la Tabla de contenido son los estilos de encabezado predeterminados y producen resultados anidados. Por lo tanto, cada parte dentro de su documento debe tener el estilo de Título 1; cada capítulo como Título 2; cada sección dentro de un capítulo como Título 3 y así.
Usa los estilos de encabezado para crear tu tabla de contenidoIr Complementos> Tabla de contenidos> Mostrar en la barra lateral para ver su tabla de contenidos. Tardará un segundo en crearse, y debería actualizar el icono para actualizarlo cada vez que realice cambios..
Establece que tan detallado necesitas que sean los contenidosTodos los elementos de la lista son enlaces en los que se puede hacer clic para que pueda saltar rápidamente a cualquier sección o capítulo específico. Si tiene un documento particularmente complejo, haga clic en Mostrar hasta el nivel Seleccione el cuadro desplegable de opciones y elija la cantidad de información que desea que se muestre. Por ejemplo, elegir 1 solo mostraría contenido usando el estilo Título 1. Hacer clic Refrescar para activar esto.
Por último, no es posible agregar la Tabla de contenido directamente al propio documento, pero puede copiarla y pegarla desde la barra lateral en el cuerpo del documento. Al hacer esto, los enlaces también permanecerán en su lugar. Sin embargo, estos enlaces apuntan al archivo de Google Docs en línea, en lugar de actuar como marcadores dentro del archivo. Si planea exportar el documento para su uso sin conexión en una aplicación como Word, elimine los enlaces primero, de lo contrario no funcionarán. Haga clic en un enlace y haga clic en retirar hacer esto para cada elemento.
Si usas Google Docs como parte de un equipo, Rastrear cambios es uno de los complementos más importantes que puedes usar. Realiza un seguimiento de todas las ediciones realizadas por todos los usuarios que trabajan en el mismo documento y le brinda una forma fácil de aceptarlas, eliminarlas o cambiarlas..
Track Changes es una herramienta automatizada. Ábrelo en la barra lateral haciendo clic en Complementos> Seguimiento de cambios> Mostrar seguimiento de cambios. Todos los cambios en el documento aparecerán en tiempo real, codificados por colores por usuario. Se enumeran todos los cambios, no solo el contenido de las ediciones de texto, sino también los cambios de formato. Tictac Resaltar mis nuevos cambios También hará que sus cambios se resalten dentro del cuerpo del documento..
Cada cambio está claramente listadoPara aceptar o rechazar ediciones simplemente haga clic en el verde garrapata icono o rojo X icono. Alternativamente haga clic Aceptar todo Aceptar todos los cambios que se hayan realizado..
Puede anular cualquier cambio en un documento usando la Revisión histórica Opción dentro de todas las aplicaciones de Google Docs. Ir Archivo> Ver historial de revisiones Para ver todas las versiones anteriores del documento. Hacer clic Mostrar revisiones más detalladas. para ver todas las versiones guardadas del documento y haga clic en una para restaurarlo.
Si alguna vez necesita agregar un mapa a un documento, los complementos de Maps for Docs lo hacen posible con solo un par de clics del mouse.
Resaltar parte de una dirección es un documento y luego ir a Complementos> Maps for Docs> Get location. Se abrirá una ventana que muestra la ubicación en un mapa. Si está bien, haga clic Pegar a doc y la imagen del mapa se pegará en el documento justo debajo de la dirección que seleccionó. Arrastre la imagen al lugar correcto si necesita.
Maps for Docs trabaja con direcciones precisas o amplias. Al buscar un número de casa y el nombre de la calle, o el código postal, se mostrará un mapa ampliado de una ubicación exacta; una ciudad o incluso un nombre de país producirá una imagen alejada de esa ubicación.
En líneas similares a Maps for Docs, Mapping Sheets es un complemento para Sheets que convierte una lista de direcciones en una hoja de cálculo en un Google Map..
Las hojas de mapas funcionan desde una pestaña en tu hoja de cálculo llamada Datos. Si está utilizando una hoja de cálculo preexistente, debe cambiar el nombre de la pestaña que contiene la información que está asignando. Haga clic derecho en la pestaña y seleccione Rebautizar luego ingrese datos.
Ahora ve a Complementos> Hojas de mapeo> Iniciar mapeo. En la barra lateral que se abre, elija las columnas que contienen sus direcciones, más cualquier otra columna que tenga que pueda usar para filtrar los datos. Hacer clic Construir, seguido por Ver para ver los datos en un mapa.
Las direcciones se muestran en un mapa de Google personalizadoEl complemento HelloSign le permite obtener firmas electrónicas seguras y legalmente vinculantes en sus documentos. Es gratis para hasta tres firmas por mes, y requiere una suscripción para uso ilimitado, con precios desde $ 13 por mes..
HelloSign se puede utilizar para que los documentos sean firmados por usted mismo, por usted mismo y por otros o solo por otros. Para solo firmarlo usted mismo pulse Solo yo luego dibuje, usando su mouse, una firma en el cuadro y arrastre esa firma al lugar apropiado en el documento.
Para obtener firmas de otros usuarios también, primero debe configurar el documento. Hacer clic Yo y otros o Solo otros bajo ¿Quién necesita firmar? y luego ingrese los nombres y direcciones de correo electrónico de todos los firmantes requeridos. Si los necesita para iniciar sesión en un orden específico, marque la casilla Asignar orden de firmante Haga clic en el cuadro y haga clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo para reordenarlas. Hacer clic Continuar.
Ahora debe agregar los cuadros de firma al documento. Arrastrar el Firma icono en su lugar en el documento y haga clic en el Quien firma aqui lista desplegable para elegir el firmante. Agregue tantos cuadros de firma como sean necesarios y haga clic en el icono de puntos cuadrados en la parte superior izquierda de la ventana para alinearlos.
También puede agregar cuadros para que el firmante agregue sus iniciales, un comentario en un cuadro de texto, marque una casilla de verificación o agregue la fecha en que firmaron.
Puede agregar una fecha de firma, así como un cuadro de firmaPor último, haga clic en Continuar y su documento será preparado para enviar por correo electrónico. Las direcciones de los firmantes se mostrarán para que pueda verificarlas dos veces, luego agregue un encabezado de asunto y un mensaje. Hacer clic Solicitud de firma y el correo será enviado.
Para ver sus documentos firmados haga clic en el Ajustes iconos en la barra lateral de HelloSign en Documentos y luego haga clic en Documentos. Todos sus documentos firmados se almacenan aquí para su referencia..
Dividir nombres es un complemento simple para Google Sheets que separa una única columna de nombre en columnas separadas para cada parte del nombre. No solo dividirá a John Smith en sus propias celdas de primer nombre y apellido, sino que también puede agregar un título, segundo nombre y sufijo como opción.
Es perfecto para usar junto con la función de Formularios en Google Docs, donde puede pedirle a un usuario que ingrese su nombre, pero tal vez no quiera darle casillas separadas para cada parte de su nombre. Una vez que haya dividido su nombre, puede usar los datos junto con un complemento de combinación de correspondencia y dirigirse a la persona solo por su nombre.
Para usar nombres divididos resalte la Los nombres columna en su hoja de cálculo y luego ir a Complementos> Nombres divididos> Inicio. En la casilla que abre el tick o borra el Mi columna tiene cabecera Opción según sea necesario, luego elija qué columnas desea agregar. Cada columna se agregará a la derecha de la columna de su nombre seleccionado.
Elija cuántas columnas de nombre necesitaUberConference es otro complemento para ayudar a los usuarios a colaborar en un proyecto. Se utiliza para crear llamadas de conferencia o chats de texto entre los usuarios que trabajan en un documento.
Haga clic en el Invitación y la barra lateral mostrará a los usuarios con acceso al documento. Elija los que desea agregar: tendrán la opción de unirse al chat a través de la computadora o el teléfono, y también está disponible una opción de chat de texto..
Para que alguien se conecte a través de su teléfono, deberán marcar la llamada y usar el PIN que le enviarán cuando los invite. El número de acceso telefónico es solo para EE. UU. Para la versión gratuita de UberConference. Deberá actualizar a la versión premium para obtener números específicos de cada país..
Si necesita comentarios, aprobación o aprobación en un documento, Workflows es el complemento ideal para esto. Puede agregar uno o más revisores a los que se le enviará un enlace a su documento, y se le dará la posibilidad de agregar un comentario, así como aprobar o rechazar su documento. Cada revisor deberá tener instalado también el complemento Flujos de trabajo.
Para agregar revisores, primero debe darles acceso de edición a su documento. Ir a file> Compartir y agregue su dirección de correo electrónico y asegúrese de que tengan el permiso de edición (que está activado de forma predeterminada). A continuación, agregue la misma dirección de correo electrónico en el Agregar un crítico cuadro en la barra lateral Flujos de trabajo, junto con un mensaje si es necesario.
El revisor recibirá un correo electrónico con un enlace al documento, y puede proporcionar sus comentarios. El estado de aprobación del documento se mostrará en la barra lateral. Si necesita hacer cambios, hágalo, haga clic en Reiniciar Aprobación en la barra lateral y volver a agregar sus revisores.
Para cualquier documento, y especialmente documentos técnicos, la consistencia del lenguaje y la gramática es de vital importancia. Si su presupuesto no se extiende a un lector de pruebas humanas, el Comprobador de consistencia se hará cargo del trabajo por usted.
Este complemento comprueba que está utilizando la ortografía y la gramática de manera consistente. Verificará la ortografía, las abreviaturas, los números (por ejemplo, si no escribe los tres y 3 en el mismo documento), guiones y más. Es una herramienta muy simple: ir a Archivo> Complementos> Comprobador de consistencia y haga clic Abierto. Ahora simplemente haga clic Escanear y el complemento funcionará a través de las diversas categorías que prueba, sugiriendo cambios en el camino.
Los complementos son una forma muy útil pero muy sencilla de mejorar la funcionalidad de Google Docs y Sheets. No agregan nada y no hay un impacto en el rendimiento cuando se usan, por lo que realmente no hay inconvenientes para instalarlos. Los nuevos complementos están disponibles constantemente, y cada uno solo sirve para aumentar el valor de los documentos y las hojas. Si ha estado esperando para desinstalar esa copia antigua de Office por temor a que Docs no sea un reemplazo digno, ahora podría ser el momento.
Pruebe los complementos de Google Docs y háganos saber sus favoritos o cualquier problema que encuentre con los complementos en los comentarios a continuación.!
Accentsconagua
Share