Probablemente has oído hablar de Resolviendo las cosas o GTD, la metodología de productividad popularizada por el libro de David Allen con el mismo nombre. En él, describe cinco fases para lograr una productividad libre de estrés, mediante la recopilación de información, luego el procesamiento y haciendo las cosas que necesita hacer. Eso, en pocas palabras, es el sistema GTD..
El sistema GTD lo ayuda no solo a ordenar todo lo que necesita hacer, sino también a priorizarlos, por lo que será más automático realizar tareas que requieren atención inmediata antes de realizar tareas que no están presionando. Hay un montón de aplicaciones para ayudarte a trabajar de esta manera, desde el popular OmniFocus hasta herramientas más simples como Wunderlist, pero la aplicación de cuaderno de forma libre de Microsoft, OneNote, también puede ser una gran herramienta de GTD..
OneNote lo ayudará a realizar un seguimiento de los diferentes tipos de información, como investigar los productos que necesita comprar, almacenar información sobre los artículos que ya compró, los sitios web en los que necesita dedicar tiempo, los artículos que necesita leer, las notas de la reunión que necesita conservar y refiérase a, y por supuesto, imágenes y audio para cualquiera de esto. Es lo suficientemente flexible como para permitirle trabajar con la metodología GTD de la forma que desee, y en este tutorial, le mostraré cómo convertir OneNote en la herramienta definitiva para ayudarlo a hacer las cosas..
En OneNote, cree un nuevo cuaderno o un nuevo grupo de secciones en un cuaderno existente. (Para el propósito de este tutorial, creé un nuevo cuaderno). Cree una fila de pestañas: lo que llama OneNote Secciones - con los siguientes nombres:
También crea un grupo de sección llamado Referencia (discutido en más detalle a continuación). Si es nuevo en las versiones 2013 o Mac de OneNote, puede preguntarse dónde está el botón para crear un grupo de secciones. ¡No hay uno! Para crear un grupo de secciones, haga clic con el botón derecho en un punto en blanco junto a la fila de pestañas y elija Nuevo grupo de sección desde el menú emergente. (Vea abajo.)
Tu cuaderno ahora debería verse así:
En OneNote 2013, haga clic con el botón derecho en un punto en blanco junto a la fila de pestañas para crear un nuevo grupo de seccionesLa pestaña Colección es un área de clasificación para recopilar toda la información: es donde se envían elementos que reciben atención inmediata o que se tratarán más adelante. No desea mantener los elementos en esta pestaña, porque es solo una primera parada. Cada día o dos, vacíelo moviendo elementos a otras pestañas.
La pestaña Actual es para proyectos que estás haciendo ahora. Dentro de esta pestaña, crea páginas principales y subpáginas según lo necesites. Una cosa buena de OneNote es que no solo la página principal puede tener subpáginas, sino que también puede contraer y expandir las subpáginas haciendo clic en la pequeña flecha hacia abajo que se encuentra en el lado derecho de la página principal. La pestaña Actual de mi cuaderno se ve así:
Puede anidar las páginas en las páginas de nivel superior y contraer de forma selectiva las subpáginas.Además, si está utilizando las versiones 2013 o Mac de OneNote, la creación de subpáginas es otra característica oculta. Para agregar una subpágina de la página seleccionada actualmente, presione Ctrl-Alt-Shift-N (Windows) o Comando-Opción-Shift-N (Mac).
La pestaña Revisar es para los elementos que necesita leer, mirar, escuchar o pensar. Pueden ser libros, artículos, páginas web, notas de reuniones o llamadas telefónicas, etc. Eventualmente, es posible que desee mover estos elementos a la sección de referencia (ver más abajo). En mi computadora, esta es la pestaña Revisar.
OneNote crea automáticamente enlaces desde direcciones webHay algunos elementos que querrá pensar para un período de tiempo posterior. Estas son tareas o ideas que no son críticas, y puede o no puede hacerlas. En lugar de obstruir sus secciones activas e importantes, coloque estos elementos en la sección Algún día: quizás. En mi computadora, se ve así:
OneNote no permite barras en los nombres de las pestañas, así que lo llamé "Algún día, quizás" en lugar de "Algún día / Tal vez".Después de completar una tarea o un proyecto, no querrá que ocupe espacio en sus actividades en curso, pero probablemente tampoco desee eliminarla. Es posible que desee ver los artículos, más adelante. Para eso, tienes la pestaña Archivo.
En mi cuaderno, lo uso para almacenar información sobre las compras que he hecho. Si necesito comprar otro o debo devolver algo, tengo toda la información allí. También lo hace más fácil si necesita detallar las compras en el momento de impuestos.
Para las compras que realiza en línea, esto es simple, ya que puede copiar recibos de páginas web y correos electrónicos de confirmación directamente en OneNote. Para los artículos que compra en persona, significa tomar el paso adicional de escanear recibos, operar su escáner con la Imágenes escaneadas botón en la pestaña Insertar. En mi computadora, la pestaña Archivo se ve así:
Puede escanear documentos directamente en OneNoteYa que OneNote imita a un cuaderno, lo que mejor hace es recopilar y retener indefinidamente muchas piezas de información. Por eso sugiero crear un grupo completo de secciones para Referencias (vea la primera captura de pantalla, arriba).
Lo que pongas en la sección de Referencias depende de ti, pero así es como lo organizo. Tengo una pestaña para varias notas técnicas que se divide en información sobre problemas de hardware y problemas de software. Hay otra pestaña para los sitios web de la que quiero tomar nota..
Desde el desarrollo de WordPress, tengo una pestaña que contiene información general y fragmentos de código para WordPress que puedo reutilizar. Hay otra pestaña para fragmentos de código de otros idiomas, como JavaScript y PHP. Y también tengo pestañas para guardar información de las aplicaciones de software que enseño.
Así que mi grupo de pestañas de referencia se ve así:
Un grupo de secciones es una colección de pestañas anidadas dentro de la sección principal. Incluso puedes tener grupos de secciones dentro de los grupos de secciones..Aquí hay tres ejemplos de captura de datos, y luego enviarlos en su camino.
Ya tengo una página que creé, con un título de notas de reuniones de Business Improvement. En esta página hay notas de ejemplo que escribí y una imagen que va con las notas. Esto es para una serie continua de reuniones y discusiones. Incluso podría etiquetarlo como Importante.
Página típica de texto mecanografiado y una imagen insertada.Digamos que queremos un buen conjunto de métodos abreviados de teclado para usar en una Mac en OS X, así que iremos a esta página en el sitio web de Apple:
http://support.apple.com/kb/ht1343
Seleccione todo en la página, luego cópielo en el portapapeles (Ctrl-C en Windows o Comando-C en el Mac).
Cambie a OneNote, cree una nueva página y asígnele un título de Atajos de teclado OSX. (O no le dé un título, y copie y pegue desde la página web). Haga clic en la página, luego pegue (Ctrl-V en Windows o Comando-V en el Mac). La pantalla ahora se verá así:
Cuando pega texto e imágenes desde una página web, OneNote generalmente mantiene el formato. La versión 2013 hace su mejor trabajo, incluso desde otros navegadores que no sean Internet Explorer.Tenga en cuenta que en el momento de escribir este artículo, la versión para Mac de OneNote es nueva y no es totalmente compatible con el formato de páginas web. Entonces, cuando pegue, obtendrá el texto, pero los enlaces pueden eliminarse y las imágenes no aparecerán. Pero el formato, los enlaces y las imágenes que recopila y crea en la versión de Windows se sincronizarán correctamente en la Mac.
Alternativamente, puede instalar OneNote Web Clipper en su navegador y guardar una página completa en su cuaderno de OneNote en un solo paso.
Otra forma de recopilar información es enviarla directamente desde Outlook. (Nota: solo la versión de Windows tiene esta función). Vaya a Outlook y abra el mensaje que desea almacenar en OneNote. En la barra de cinta, haga clic en el botón para Enviar a OneNote.
El botón Enviar a OneNote podría ser más grande en tu computadoraEn el Seleccionar ubicación diálogo que aparece, elige tu Colección pestaña, luego haga clic DE ACUERDO.
Puede insertar un mensaje de correo electrónico en cualquier sección de cualquier cuaderno que esté abiertoOneNote aparece y el correo electrónico se convierte en una nueva página..
Cuando envía un mensaje de correo electrónico a OneNote, se convierte en una página nueva, con el encabezado formateado como una tablaAhora que hemos recopilado información y creado una estructura organizativa, procesemos lo que recopilamos. Dependiendo de los datos que recopiló, el lugar donde procesa los elementos puede ser diferente, pero esto le dará una idea..
El correo electrónico de Welcome to Your iPad Air es algo a lo que no debo prestar atención de inmediato, pero es algo que quiero ver más adelante, cuando tenga tiempo. Así que haré clic derecho en el título de la página en la barra de navegación y seleccionaré Mover o copiar. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccionaré la pestaña Revisar y luego hacer clic en Aceptar..
Al igual que con los correos electrónicos, puede mover cualquier página a cualquier sección de cualquier cuaderno abiertoharé lo mismo Movimiento Procedimiento con la página de atajos de teclado OS X. Esto pertenece a la Referencia Grupo de secciones, dentro de Notas Técnicas. Si descubro que tengo muchas notas relacionadas con OS X, puedo crear una nueva pestaña solo para ellas.
Finalmente, moveré la página de notas de la reunión a la sección Actual. En lugar de utilizar el cuadro de diálogo Mover, arrastraré la página al Pestaña actual y mantenga presionado el botón del mouse durante uno o dos segundos hasta que OneNote cambie a la pestaña. Luego suelto el botón del mouse y la página se deposita allí..
El sistema Getting Things Done es un marco eficaz para mantenerse al tanto de su información, para que pueda establecer prioridades y trabajar con ellas. Y es flexible, porque cada uno de nosotros trabaja de una manera ligeramente diferente. OneNote también es flexible, por lo que si descubre que desea reestructurar su computadora portátil, tal vez necesite una sección completa para algo, en lugar de una página, puede cambiarla en cualquier momento. Úsalo sin embargo es más cómodo para ti..
Pruébelo y siéntase libre de compartir qué combinación de notas, cuadernos, etiquetas y más hace que el sistema OneNote GTD sea perfecto para usted. O, si desea probar algo diferente, asegúrese de consultar nuestro tutorial sobre cómo convertir una aplicación de esquema en un sistema GTD.
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