Increíblemente, cada año se siguen enviando y recibiendo millones de faxes en todo el mundo. A diferencia de los formatos obsoletos, como casetes, cintas VHS y disquetes, la máquina de fax se niega a desaparecer y sigue siendo un servicio que algunas empresas aún deben tener. En este tutorial, veremos formas en que puede utilizar su Mac para enviar y recibir faxes, así como encontrar algunas alternativas adecuadas!
La máquina de fax (fax) tal como la conocemos se produjo en 1964 y fue desarrollada por Xerox. Refinado en 1966, fue una maravilla tecnológica. Al utilizar el sistema telefónico tradicional, puede enviar una copia de un documento a cualquier parte del mundo a otra máquina de fax. Antes de eso, si necesitaba un documento legal o un contrato para enviar a otro país, tenía que publicarlo.
A medida que pasaba el tiempo, la máquina de fax se volvió indispensable y para muchas empresas era tan necesario como un teléfono. Sin embargo, a fines de la década de 1990, con la llegada de la conectividad a Internet barata y accesible, junto con escáneres de correo electrónico y computadoras por menos de $ 50, la utilidad de la máquina de fax comenzó a declinar..
Antes de eso, si necesitaba un documento legal o un contrato para enviar a otro país, tenía que publicarlo.
La máquina de fax funciona como un teléfono. Usted ingresa un número y presiona “marcar”. Mientras el número de recepción tenga una máquina de fax, se recuperará y el documento que necesita enviar comenzará a alimentarse a través de su máquina de fax. Si necesita enviar aproximadamente 20 páginas de un documento, prepárese para estar allí muy mucho tiempo contemplando el universo y todo lo que hay en él mientras se alimenta página tras página. Es posible que tenga una máquina de fax que tenga uno de esos soportes para colocar varios documentos, pero si alguna vez los ha usado, sabrá que tan pronto como le dé la espalda, la máquina de fax decide que le gustaría todos las paginas a la vez.
Muchas empresas operan una línea telefónica dedicada solo para fax. Dependiendo del tamaño de su negocio, esto resultó ser bastante costoso si no lo necesitaba a diario. Además, si está marcando internacionalmente, entonces es probable que deba obtener una segunda hipoteca antes de que se hayan enviado todas las páginas..
Hay muy pocas razones por las que se necesita una máquina de fax, pero pueden ser muy importantes. Todavía hay muchas firmas legales que usan sus computadoras solo para escribir. Un documento enviado por fax se trata igual que una fotocopia de un documento original por la mayoría de las firmas legales. Según las circunstancias legales, un documento escaneado que haya sido enviado por correo electrónico puede tener el argumento en contra de que podría haber sido manipulado (le daré un minuto para pensar por qué no es más probable que un documento de fax manipulado).
Un documento enviado por fax se trata igual que una fotocopia de un documento original por la mayoría de las firmas legales ...
Algunas empresas más pequeñas han existido durante mucho tiempo y no necesariamente tienen el presupuesto para seguir invirtiendo en nuevos equipos. Como la máquina de fax ha existido durante tanto tiempo, es probable que muchas empresas que se tratan entre sí se hayan acostumbrado tanto a la tecnología que simplemente no se la vea como un problema. La realización de pedidos de suministros, la confirmación de facturas y otras cien tareas similares aún se realizan por fax para muchas pequeñas empresas de larga data. Como dice el dicho: "Si no está roto, no lo arregles".
Voy a detallar algunos métodos diferentes de enviar faxes con una Mac antes de discutir alternativas para empresas que recién comienzan.
Sí, el correo electrónico proporciona toda la funcionalidad de fax sin ninguno de los costos o limitaciones. Puede enviar un documento de 20 páginas en unos segundos, completo con fotos a todo color e incluso adjuntar audio y video. La mayoría de las personas y las empresas tienen correo electrónico. Cualquier negocio que no opere al menos algún tipo de comunicación en línea se encontrará en tiempos difíciles a medida que el resto del mundo se conecte cada vez más..
Hasta Mac OS X 10.6 Snow Leopard, Apple había estado fabricando un módem USB que estaba disponible desde 2005. Antes de 2005, Apple incluía un módem de 56k en todos sus modelos Mac. Con la introducción de la banda ancha y su alto nivel de adopción, Apple eliminó el módem, pero lo puso a disposición como un accesorio opcional..
Si tiene Mac OS X hasta Snow Leopard o una versión inferior, puede conectar el módem USB a su Mac y comenzar a usar instantáneamente las funciones de fax. Para enviar un documento por fax:
Eso es, bastante sencillo.!
Pero hay un inconveniente, Apple suspendió el módem hace unos años y OS X Lion y Mountain Lion no son compatibles con el módem. Hubo soluciones para Lion, pero no es posible en Mountain Lion. Si está ejecutando Lion o superior y / o no tiene el módem USB de Apple, siga leyendo!
Los fabricantes de impresoras como HP y Epson tienen impresoras multifunción para oficinas específicas. Además de escanear y copiar, algunos modelos incluyen capacidades de fax integradas. Modelos como el HP M1212 (en la foto de abajo) pueden escanear, imprimir, copiar y enviar faxes. Es una máquina de fax independiente, pero conectada a su Mac, también puede enviar y recibir faxes directamente en su computadora.
Los beneficios sobre una máquina de fax normal significan que se desperdicia mucho menos papel, ya que el documento que necesita para enviar por fax se puede enviar directamente desde su computadora a la impresora multifunción, que lo enviará al receptor. Además, los faxes se pueden recibir directamente en su Mac en lugar de imprimirlos. Si tiene un documento firmado que necesita enviar, la impresora multifunción puede enviar faxes de la forma tradicional.
El inconveniente es que sigue siendo una máquina de fax independiente. Aún requerirá una línea telefónica dedicada (y los gastos de los costos de llamadas) a menos que esté preparado para compartir su línea principal con ella y administrarla en consecuencia.
Hay una serie de empresas que ofrecen un servicio de fax a correo electrónico. Un proveedor popular popular que ofrece este servicio es eFax. Estos servicios difieren en que no envía y recibe faxes en el sentido tradicional, usted los envía por correo electrónico. Entonces, ¿cómo funciona esto? Piense en eFax como Skype para faxes. Por lo general, hay un costo de servicio que puede comenzar desde aproximadamente $ 10 por mes..
Recibiendo un fax
Al suscribirse a un servicio como eFax, puede seleccionar un número de teléfono en el país donde reside. Cuando alguien quiere enviarle un fax, lo envía a ese número y ... lo recibe por correo electrónico como un PDF! Eso significa que no hay desperdicio de papel y tiene una copia digital instantánea. Esa copia digital estará en tu Mac y en la nube..
Enviando un fax
Enviar un fax es lo mismo que enviar un correo electrónico a alguien. Simplemente crea un nuevo mensaje de correo electrónico y adjunta el documento que desea enviar por fax (ya sea un documento de Word o PDF) y luego lo envía a una dirección de correo electrónico específica. Debido a que los servicios como eFax solo funcionan con una cierta cantidad de documentos, le mostraré cómo asegurarse de que pueda enviarlos. alguna tipo de documento como fax.
Abra el documento que desea enviar por fax. Esto puede ser cualquier cosa que se imprima. Recuerde, la calidad del fax es muy baja, así que no intente enviar fotos. El texto plano con el gráfico ocasional hará.
Hacer clic Impresión para abrir la ventana de vista previa de impresión.
Ahora tenemos nuestro correo electrónico listo para enviar, necesitamos enviarlo. Asumamos que el número de teléfono al que quiero enviarlo es (212) 555-5555. Con el código de marcación internacional de EE. UU. Que es +1, ingresamos [email protected]. Asegúrese de enviarlo desde una dirección de correo electrónico que haya registrado con eFax y el fax se enviará instantáneamente. No se preocupe si el número del destinatario está ocupado, eFax seguirá intentando hasta que se envíe..
Propina: Para los destinatarios frecuentes de faxes de eFax, agregue su dirección de correo electrónico de fax a Contactos para un acceso rápido sin necesidad de recordar su número!
Fax en movimiento
Una característica bastante impresionante de un servicio de fax a correo electrónico es que si tiene configurada su cuenta de correo electrónico en su iPhone o iPad, también puede enviar y recibir faxes desde allí. Si está fuera por negocios y está esperando un fax, aún podrá recibirlos. Del mismo modo, si tiene un documento PDF o Word que debe enviar como fax, no debe esperar que haya alguien en la oficina..
Si bien probablemente se esté preguntando si realmente vale la pena suscribirse a un servicio que puede usar varias veces al año, hay servicios gratuitos disponibles para que las personas y las empresas puedan recibir faxes por correo electrónico. Algunos de estos servicios son Fax a correo electrónico gratuito, Wonderfax y Faxtastic.
Estos servicios le proporcionarán un número de teléfono gratuito que le permitirá recibir faxes por correo electrónico. Funcionan cobrando precios más altos para quienes hacen la llamada de fax y requieren que haga uso de su servicio al menos una vez cada 90 días. Las empresas que no tienen necesidad de enviar faxes pero que aún requieren (o tienen algunos contactos que necesitan) enviar documentos por fax, vale la pena. Sin embargo, si descubre que está recibiendo un fax una o dos veces al año, tal vez no valga la pena..
Para la mayoría de las personas y empresas, la alternativa al fax es el correo electrónico, sin duda. Es gratis, de fácil acceso y no tiene ninguna de las limitaciones que tiene el envío de faxes. Si puede digitalizar la mayor parte posible del proceso y (si está disponible) utilizar métodos alternativos, ayudará a mover el mundo de la oficina!
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