¡Recibir inundaciones de correo electrónico no tiene por qué ser una pesadilla! En su lugar, las aplicaciones que utiliza para leer y enviar sus correos electrónicos también deben poder ayudarlo a organizarlos y clasificarlos automáticamente. Ya vimos cómo mantener su bandeja de entrada de Gmail bajo control, pero en el mundo de los negocios, Outlook es una de las aplicaciones de correo electrónico más comunes. También tiene una serie de herramientas para mantener su bandeja de entrada limpia, y más.
En Outlook, puede encontrar y agrupar fácilmente los mensajes si los clasifica en subcarpetas, e incluso puede hacer que Outlook haga la clasificación automáticamente. Otra opción es aplicar un formato que se destaque a los mensajes importantes, con o sin subcarpetas.
En este tutorial, te mostraré cómo usar estas herramientas y más para mantener automáticamente limpia y enfocada tu bandeja de entrada de Outlook en los mensajes de correo electrónico que realmente te interesan.
Puede seguir este tutorial utilizando sus cuentas de correo electrónico que ya tiene configuradas en versiones recientes de Outlook para Windows o Mac. Algunas de las técnicas funcionan de la misma manera en las ediciones de Windows y Mac, pero la edición 2013 de Outlook para Windows tiene algunas características más para hacer que su organización de correo electrónico sea un poco más fácil. Pero una vez que tienes todo configurado, ambas ediciones funcionan bien.
Las subcarpetas son la clave para mantenerse organizado en Outlook, y puede tener subcarpetas de cualquiera de sus carpetas principales: para correo electrónico, calendarios, contactos y más. Crear una subcarpeta solo requiere unos pocos clics en la versión de Windows o Mac.
En la lista de carpetas en el lado izquierdo, haga clic derecho en el Bandeja de entrada, luego selecciona Nueva carpeta desde el menú emergente.
Haga clic derecho en una carpeta para crear una subcarpeta dentro de ellaEscriba un nombre, luego presione Entrar. La nueva carpeta aparecerá debajo de la bandeja de entrada.
Las subcarpetas están anidadas dentro de sus carpetas principalesAhora puedes arrastrar cualquier mensaje que desees a la nueva carpeta.
Puede arrastrar mensajes a subcarpetasPropina: para seleccionar múltiples mensajes para arrastrar, Ctrl-clic individuales, o seleccione un grupo en una fila haciendo clic en el primero que desee, luego Shift-clic el último.
Después de arrastrar, el mensaje desaparecerá de la Bandeja de entrada y, si hace clic en la subcarpeta, verá el mensaje en ella. ¿Arrastraste el equivocado por error? ¡No hay problema! Arrástralo de nuevo, de nuevo.
Además, si prefiere copiar el mensaje en lugar de moverlo, mantenga presionada la tecla Ctrl tecla mientras arrastra.
Y si luego decide que no quiere esa subcarpeta, puede hacer clic derecho y seleccionar Eliminar carpeta desde el menú emergente. Cualquier mensaje en la carpeta será borrado, también.
Otras dos formas de mover manualmente los mensajes son la función Quick Step (solo Windows) o el botón Mover en la barra de opciones de las versiones de Windows y Mac. Un paso rápido es algo así como una macro, y hay algunos que vienen preparados con Outlook. En este caso, tenemos que crear el nuestro para la nueva carpeta..
Primero, creemos un paso rápido: seleccione el mensaje que desea mover, luego haga clic en el Flecha hacia abajo en la esquina inferior derecha del cuadro Pasos rápidos.
Haga clic en la flecha hacia abajo en el cuadro Pasos rápidos para crear un nuevo pasoEn el cuadro desplegable, seleccione Nuevo paso rápido, entonces Mover a la carpeta.
En el cuadro de diálogo que aparece, asígnele un nombre significativo, elija la carpeta a la que desea mover los elementos y luego, opcionalmente, marque los mensajes como leídos. Entonces haga clic Terminar.
En el cuadro de diálogo de configuración de Quick Step, elija a qué carpeta mover mensajes.Para usarlo, seleccione un mensaje, luego haga clic en el Paso rápido que acaba de crear..
Los pasos rápidos que cree aparecerán en el cuadro de la pestaña InicioEsto mueve el mensaje, de la misma manera que si lo arrastraras.
Junto al grupo de pasos rápidos en la cinta está el botón Mover. Cuando creas carpetas o mueves mensajes, generalmente adivina que querrás hacerlo nuevamente. Es como un paso rápido que se crea automáticamente, pero requiere un par de clics adicionales para usar.
Seleccione un mensaje, haga clic en el Movimiento botón, luego del menú, elija la carpeta de la lista. Si la carpeta que desea no está en la lista, elija Otra carpeta. Puede seleccionar la carpeta que desee de una lista de carpetas.
El botón Mover tiene algunas formas similares de mover mensajesAunque esto funciona, creo que toma demasiados pasos. Hay una manera mucho mejor.
Si recibe muchos mensajes, puede ser fácil perder algunos de los que desea colocar en subcarpetas. Afortunadamente, la función de Reglas puede hacerlo por usted, cuando llegan los mensajes. Puede crear reglas para mover mensajes en función de quién es el remitente, cuál es la línea de asunto, si se encuentra en el campo Para o CC, y muchos otros criterios. Como parte de la creación de una regla, puede crear una subcarpeta, por lo que ni siquiera tiene que hacerlo por adelantado..
En la versión de Windows, si arrastró manualmente un mensaje a una subcarpeta, Outlook puede crear una regla para hacerlo nuevamente, automáticamente.
Arrastre un mensaje a una subcarpeta que haya creado. En la barra de cinta, haga clic en Reglas botón, y observe las dos primeras opciones:
El botón Reglas tiene formas simples y avanzadas de definir reglasSi selecciona Mover siempre mensajes de ... Outlook siempre moverá los mensajes de ese remitente a la subcarpeta seleccionada actualmente.
Si tu eliges Crear regla, Obtendrá un cuadro de diálogo donde puede elegir configuraciones adicionales, como mover los mensajes según el nombre del remitente, el asunto del mensaje, a quién se envía y más..
En el cuadro de diálogo Crear regla, puede marcar los mensajes según el remitente, el asunto y el destinatario.Elija la configuración que desee, luego haga clic en DE ACUERDO.
El asistente de reglas te da aún más control. Echemos un vistazo a cómo crear una regla en Windows.
El Asistente para reglas tiene muchas más condiciones para ordenar los mensajes y también le permite especificar excepciones a las reglas.
Hay dos formas de mostrar el asistente. En el cuadro de diálogo Crear regla (ver captura de pantalla, arriba), puede hacer clic en Opciones avanzadas botón. Otra forma es hacer clic en el Reglas botón y seleccione Gestionar reglas y alertas desde el desplegable.
Piense en una serie de mensajes que recibe con frecuencia, como un boletín en particular, que siempre tiene algunas palabras consistentes en la línea del asunto. Moveremos los mensajes basados en esas palabras. Tú no hacer Tienes que seleccionar uno de los mensajes para crear esta regla. Ni siquiera necesitas ninguno de ellos en tu bandeja de entrada. Outlook los agarrará cuando lleguen.
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en Nueva regla, en la cima.
Active el Asistente para reglas haciendo clic en el botón Nueva reglaEso muestra más reglas pre-hechas que puedes aplicar..
El Asistente de reglas tiene reglas prefabricadas, o puede elegir una en blanco y crear una desde ceroPara acceder a la misma parte del cuadro de diálogo que hace clic en el botón Avanzado que se encuentra arriba, elija la opción de segundo a último: Aplicar la regla en los mensajes que recibo. Entonces haga clic Siguiente, En el fondo. Eso nos lleva al Paso 1 del asistente..
Marque la casilla para Palabras específicas en el sujeto o cuerpo.. En la parte inferior del cuadro de diálogo, haga clic en el hipervínculo para palabras especificas.
Al elegir una opción en la parte superior del cuadro de diálogo, habrá un enlace para hacer clic en la parte inferiorEn el cuadro de diálogo Buscar texto que aparece, escriba las palabras que desea marcar y luego haga clic en Añadir para añadirlos a la lista de búsqueda. Si agrega varios elementos, Outlook solo tomará mensajes donde todos De los artículos están presentes. Hacer clic DE ACUERDO cuando esté terminado.
Si agrega más de una palabra o frase, todas deben estar presentes para que el mensaje se marqueHacer clic Siguiente, y usted decidirá qué hacer con los mensajes que se marcan.
En la parte superior, marque la casilla para moverlo a la carpeta especificada. En la parte inferior del cuadro de diálogo, haga clic en el hipervínculo para especificado.
Hay muchas acciones disponibles, y puedes elegir varias de ellas, si quieresEn el árbol de carpetas que aparece, abra la Bandeja de entrada y luego seleccione la subcarpeta a la que desea mover estos mensajes.
Puede hacer que la regla mueva un mensaje a cualquier carpeta.Hacer clic DE ACUERDO, luego haga clic Siguiente para decidir si desea alguna excepción a la regla. Realice las elecciones aquí de la misma manera que lo hizo en los dos pasos anteriores. Por supuesto, no tiene que elegir ninguna excepción si no lo desea. Entonces haga clic Siguiente ir al ultimo paso.
Asigne un nombre significativo a la regla (puede conservar la sugerida). Si eliges el Ejecutar esta regla ahora ... Opción, Outlook procesará todos los mensajes que se encuentren en la Bandeja de entrada que cumplan con sus criterios. La opción para Enciende esta regla le permitirá deshabilitar y habilitar la regla en cualquier momento.
Puede hacer que una nueva regla se ejecute inmediatamente o esperar a que lleguen nuevos mensajesHacer clic Terminar. La regla que creó ahora aparecerá en el cuadro Reglas y alertas, y puede habilitar la habilitación de las reglas aquí, sin tener que editar la regla. Para modificar la regla más adelante, haga doble clic en ella o selecciónela, luego haga clic en Cambiar la regla.
Hacer clic Aplicar, luego haga clic DE ACUERDO. La próxima vez que reciba un mensaje que cumpla con sus criterios, Outlook lo moverá automáticamente a la subcarpeta que eligió. La subcarpeta aparecerá en negrita, lo que indica que hay mensajes no leídos, y el número en ella indica cuántos hay.
Cuando llegan nuevos mensajes y se ordenan, Outlook los indicaráLa edición para Mac de Outlook no tiene tantos detalles para crear reglas, pero probablemente tiene lo que necesitas, de todos modos.
En cualquiera de Casa pestaña o Organizar pestaña en la cinta, haga clic en Reglas botón, luego elegir Reglas de edición.
En la Mac, el botón Reglas está en las pestañas Inicio y OrganizarEn el lado izquierdo del cuadro de diálogo que aparece, seleccione el tipo de cuenta que está usando y luego haga clic en el signo más en la parte inferior.
En el cuadro Reglas, elija el tipo de servicio que está utilizando y luego haga clic en el signo Más para crear una nueva regla.Elija la configuración que desee y haga clic en Aceptar. Tenga en cuenta que una opción de la edición para Mac que Windows no tiene es que usted puede elegir cómo tratar múltiples condiciones..
En la versión Mac, una regla puede marcar un mensaje cuando cumple todos o solo algunas de las condiciones que usted especificaEn la edición de Windows, si no desea tratar con subcarpetas y reglas, puede hacer que Outlook cambie el formato de los encabezados de los mensajes. En las versiones de 2007 y anteriores, puede hacer esto con unos pocos clics en la parte superior de la lista de mensajes, pero a partir de la versión 2010, tiene que saltar por unos pocos aros. Y esta característica no existe en absoluto en la edición para Mac..
Seleccione un mensaje de un remitente que desee marcar. Ve a la Ver pestaña en la cinta, haga clic en Ver configuraciones botón de la izquierda, luego haga clic en el Formato condicional Botón en el cuadro de diálogo que aparece..
Para crear un formato personalizado para los encabezados de mensajes, use el cuadro de diálogo Ver configuraciónEn el cuadro de diálogo Formato condicional, haga clic en Añadir, escriba un nombre para la regla (observe que se coloca inmediatamente al final de la lista), luego haga clic en Condición elegir criterios.
Ingrese cualquier criterio que desee, como el nombre o la dirección de correo electrónico del remitente. Cuantos más criterios especifique, más estrecha será la búsqueda..
El cuadro de diálogo Filtro tiene tres pestañas de opciones, y puede configurar tantas o tan pocas como deseeHaga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo anterior, luego haga clic en Fuente para elegir el formato para los encabezados de los mensajes que se marcan.
Puede formatear los encabezados de los mensajes con cualquier fuente en su computadoraConfigure las opciones que desee, luego haga clic en DE ACUERDO Tres veces para confirmar los cuadros de diálogo y volver a la ventana principal de Outlook.
Los mensajes que contienen los criterios que especificó ahora tienen un formato único.
Ejemplo de un encabezado de mensaje con un formato personalizadoOutlook tiene excelentes características para ordenar y organizar el correo, aunque algunas de las características son difíciles de encontrar. También puede utilizar cualquiera de estas técnicas para organizar el correo que envíe. Por ejemplo, es posible que desee una carpeta que contenga todos los mensajes que envíe con propuestas de ventas o todos los mensajes que envíe a su jefe. También puede anidar subcarpetas y usar reglas en ellas. De esta manera, puede crear una carpeta de Clientes, luego crear subcarpetas individuales en ella, una para cada cliente.
Si tiene otros consejos para mantener sus correos electrónicos de Outlook organizados, o si tiene algún problema para crear filtros de Outlook, háganoslo saber en los comentarios a continuación y estaremos encantados de ayudarle!
Accentsconagua
Share