La guía definitiva para OmniFocus 2

Las aplicaciones de administración de tareas más avanzadas son a menudo las más confusas de usar cuando recién comienza. Es bastante fácil comprender cómo agregar sus tareas a Reminders.app o Wunderlist, pero agregue proyectos, contextos, fechas de vencimiento repetidas, perspectivas personalizables, AppleScript y más, y tiene mucho más que entender para comenzar..

Ese es el desafío de comenzar con OmniFocus. La versión original parecía bastante comprensible para una hoja de cálculo, ya que originalmente era un complemento para OmniOutliner, una aplicación de esquema. El recién lanzado OmniFocus 2 tiene una interfaz más nueva y es mucho más fácil de usar, pero también incluye muchas características poderosas que pueden ayudarlo a mantenerse al tanto de sus tareas, y esas pueden ser más difíciles de entender. En este tutorial, lo guiaré a través de cómo usar OmniFocus 2 para Mac y cómo aprovechar sus mejores características para mantenerse al día con sus tareas..

Añadiendo tareas en OmniFocus

OmniFocus 2 para Mac

OmniFocus, por todas sus características, no es tan difícil de usar. En su forma más básica, tienes una lista de tareas en medio de tu pantalla. Haga clic en el Nueva accion para agregar una nueva tarea, e inmediatamente puede comenzar a escribir en su tarea. Presione la tecla de retorno y podrá comenzar a escribir otra tarea. Luego, para marcar una tarea, haga clic en el círculo gris de la derecha (en lugar de la casilla de verificación tradicional que encontraría en otras aplicaciones de la lista de tareas pendientes y en el anterior OmniFocus 1).

A medida que agrega sus tareas, notará que hay varias secciones de texto en gris claro debajo de su tarea. El primero es un botón para agregar una nota a su tarea; haga clic en ese botón o presione Comando + 'para agregar una nota. Puede escribir una descripción para su tarea usando atajos de teclado estándar como Comando-B y Comando-I para dar formato a su texto. También puede pegar texto y medios desde otras aplicaciones, o incluso puede arrastrar y soltar archivos adjuntos para mantener los archivos relevantes con su tarea..

Luego, tiene un lugar para escribir en el proyecto y el contexto se asignará una tarea. Veremos ambos más adelante, pero al agregar tareas, puede comenzar a escribir el nombre del proyecto y OmniFocus mostrará proyectos similares para seleccionar, o puede presionar Comando-retorno para agregar el texto que ha escrito como nuevo. proyecto (o contexto, respectivamente). Luego está la fecha de aplazamiento (el día en que desea comenzar a trabajar en una tarea) y la fecha de vencimiento (el día en que se debe terminar una tarea); ambos pueden aceptar una fecha en lenguaje real como mañana, próximo Martes, o +2w Durante dos semanas a partir de hoy. Lo mejor de todo es que puede presionar tabulador para moverse entre las secciones o presionar regresar a cualquier parte para comenzar una nueva tarea.

Por último, hay un botón de marca: el cuadrado naranja en la parte superior derecha de la marca de verificación. Haga clic en eso para marcar tareas importantes, como una tercera forma de ordenar lo que realmente necesita hacer. También puede cambiar cualquiera de estas opciones desde el panel del inspector en el extremo derecho, lo que también le da un lugar para que sus tareas se repitan regularmente de su elección..

Agregue tareas rápidamente presionando Comando-Shift-O en cualquier lugar de su Mac

Luego, está el cuadro de diálogo Entrada rápida que puede abrir desde cualquier aplicación en su Mac presionando Comando + Mayús + O (o cualquier otro acceso directo que desee a través de la configuración). Funciona igual que agregar una tarea en cualquier otro lugar: escriba su tarea, tabule entre los otros cuadros de texto para agregar información adicional y presione la tecla de retorno para guardar la tarea. Es la forma más sencilla de agregar tareas sin salir del teclado. También hay un acceso directo al servicio de Clipping que puede configurar desde las preferencias de teclado de su Mac para copiar cualquier cosa en su Mac y agregarlo como una tarea directamente.

Por último, pero no menos importante, puede agregar tareas desde OmniOutliner. Si lo ha usado para hacer su propia lista de tareas pendientes, simplemente copie y pegue esas tareas o importe el archivo OmniOutliner directamente a OmniFocus, y reconocerá los proyectos y las fechas de vencimiento y los importará en consecuencia. Esa es una buena opción para planificar proyectos en un esquema, luego convertirlos rápidamente en tareas ejecutables.

Organiza tus tareas en proyectos y con contextos

Los proyectos y subproyectos te dan espacio para organizar todo.

La mejor razón para usar un administrador de tareas avanzado es por las herramientas que le brinda para organizar sus tareas. En OmniFocus, la forma principal en que organizará las tareas es en los proyectos. Al igual que en una carpeta, mantendrán todas sus tareas relacionadas juntas. Puede comenzar un nuevo proyecto corto para un evento que está organizando, o un proyecto a largo plazo para su trabajo en general, y agregar todas las tareas relevantes allí.

Luego, en el panel del inspector en el extremo derecho, verá opciones para especificar cómo funcionan sus proyectos. Por defecto, los proyectos son Paralela, Donde las tareas se pueden completar en cualquier orden. También puede establecer un proyecto como Secuencial Si las tareas deben completarse en orden, si selecciona esto, las tareas más abajo en la lista en el proyecto se desvanecerán y no aparecerán en su Pronóstico o envíale recordatorios hasta que se completen las tareas anteriores. Luego, incluso puede agregar una fecha de vencimiento al proyecto completo, para asegurarse de que todas esas tareas se terminen a tiempo, incluso si se olvida de agregar una fecha de vencimiento para cada tarea..

Si lo desea, puede tener subproyectos para un nivel adicional de organización. También puedes tener sub-Tareas; simplemente seleccione una tarea y presione Comando-] para convertirla en una subtarea de la tarea que se encuentra arriba. Esto le da la libertad de tener tanto o tan poca jerarquía en sus tareas como desee..

Los contextos, similares a las etiquetas, le brindan una forma adicional de organizar tareas

Luego, hay contextos. En el flujo de trabajo de GTD, los contextos le permiten agregar información sobre dónde se llevará a cabo una tarea u otra cosa importante que le dé más contexto a la tarea. En sus proyectos, tendrá tareas similares: es posible que necesite comprar cosas tanto para su trabajo como para los proyectos de su hogar, por lo que almacenar El contexto los pondría a ambos juntos. Son similares a las etiquetas en otras aplicaciones de la lista de tareas pendientes, excepto que solo puede tener un contexto en una tarea a la vez.

Mantener todo sincronizado

Tiene sus tareas listadas y organizadas, y necesita mantenerlas en todas partes. Ahí es donde entra en juego OmniFocus sync. Existen aplicaciones oficiales de OmniFocus para iPhone y iPad, así como aplicaciones no oficiales de Android y web que funcionan con OmniFocus, para que pueda llevar sus tareas a cualquier lugar. Para eso, necesitas sincronizar.

La forma más sencilla es usar Omni Sync Server. Se registrará para obtener una cuenta gratuita y luego la usará para sincronizar con cualquiera de las aplicaciones de OmniFocus. También le dará una dirección de correo electrónico para enviar correos electrónicos donde podrá enviar correos electrónicos y agregarlos como nuevas tareas, una excelente manera de integrar OmniFocus con cualquier otro dispositivo, incluido su PC de trabajo. Alternativamente, si tiene un servidor WebDAV, puede ingresar sus credenciales y sincronizar su base de datos por su cuenta.

La sincronización de OmniFocus a través del Servidor de sincronización Omni es la más fácil, pero es bueno tener opciones.

Encontrará algunas opciones más en la configuración que tal vez quiera modificar, incluidas las opciones de fecha y hora, la configuración de notificaciones de Mac OS para que le avise cuándo deben realizarse las tareas y mucho más. Hay muchas menos configuraciones que en la última versión, ya que no hay opciones de tema y la única forma de personalizar la interfaz es reorganizar los botones de la barra de herramientas, pero aún hay suficientes configuraciones que querrá consultar para asegurarse de que estén configuradas correctamente. como quieras.

Pero por ahora, es hora de comenzar a hacer tus tareas..

Vea lo que está pasando con la vista de pronóstico

La mejor característica nueva de OmniFocus 2 es la vista Pronóstico, que reemplaza a la antigua Debido perspectiva. Esta vista muestra un calendario con la cantidad de tareas que tiene por fecha a la izquierda, y una lista de todas sus tareas en el orden en que deben presentarse en la sección principal. Al intercalar entre sus tareas diarias, encontrará una vista de calendario lineal que mostrará todos los calendarios sincronizados con su Mac. Es la parte de OmniFocus que pasará la mayor parte del tiempo, mientras termina su trabajo a lo largo del día..

Vea sus tareas en el orden en que deben entregarse, junto con los eventos de su calendario.

También puede personalizar la vista Pronóstico si lo desea, así como cualquier otra vista en OmniFocus, desde la Ver botón. Establezca la hora de inicio y finalización del día que desee y desactive los calendarios que no desea que aparezcan junto con sus tareas; los festivos y los calendarios de eventos de Facebook probablemente no sean necesarios a lo largo de sus importantes tareas de trabajo.

los Ver El menú le permite elegir qué calendarios y plazos desea mostrar.

Luego, está la nuevo Abierto cristal. Presione Comando-O o haga clic en el Abierto Botón para abrir un cuadro de búsqueda similar a Alfred, donde puede saltar rápidamente a cualquier sección de OmniFocus o cualquiera de sus proyectos fácilmente. Hay una opción en la parte inferior para abrir la lista en una nueva ventana, que debe verificar si no desea dejar su vista actual en OmniFocus.

Salta rápidamente a la sección en OmniFocus que deseas

Ve las tareas de la manera que quieras

Cada parte principal de OmniFocus, las pestañas en el lado izquierdo, son en realidad Perspectivas que puede personalizar como desee si posee la versión Pro de OmniFocus. Ahí está el Ver opciones que puede modificar desde cualquier versión de OmniFocus, pero si desea crear una perspectiva personalizada, necesitará la versión Pro. Haga clic en el Mostrar perspectivas botón en el Perspectivas y tendrá todas las herramientas que necesita para crear sus propias vistas. Puede elegir el orden en el que desea las tareas, las tareas que desea mostrar y más.

Agregar sus propias perspectivas es una gran característica de OmniFocus Pro

Hay otra manera en que la versión Pro le ayuda a concentrarse en sus tareas: la Atención botón. Seleccione una tarea en cualquier lugar, haga clic en Atención, y solo verás tareas de ese proyecto. Es una excelente manera de sacar de su mente las tareas del hogar cuando se supone que debe centrarse en el trabajo.

Asegúrese de que está en camino con la revisión

Hay una nueva característica final en OmniFocus 2 que se abre camino desde la versión para iPad: la revisión pantalla. La metodología de GTD dice que debe revisar sus proyectos con regularidad para asegurarse de que estén bien encaminados, y para eso está diseñada esta vista. Puedes ver cada uno de tus proyectos, asegurarte de que las tareas aún son relevantes y luego hacer clic en Marca revisada Botón para guardar la fecha en la que has revisado ese proyecto. No es algo que tenga que hacer, pero es una forma fácil de mantener ordenadas sus listas de tareas..

Tómese el tiempo de revisar cada uno de sus proyectos para ver lo que se está perdiendo.

Automatizar OmniFocus

OmniFocus es potente por sí solo, pero se integra con otras aplicaciones que es más potente. Muchas herramientas, como las aplicaciones de correo electrónico MailMate y Airmail, le permiten enviar correos electrónicos directamente a OmniFocus. Para todas las demás aplicaciones, y para cualquier característica que desee que tenga OmniFocus, puede crear sus propias integraciones utilizando AppleScript si posee la versión Pro. Hay una biblioteca completa de funciones que cubre todas las funciones de OmniFocus. Si eres nuevo en AppleScript, asegúrate de consultar nuestra Guía para principiantes de AppleScript antes de sumergirte.

La biblioteca de AppleScript de OmniFocus

Hay varias maneras sencillas de usar OmniFocus con scripts que lo hacen aún más poderoso para administrar sus tareas. Puede encontrar una serie de scripts y flujos de trabajo en línea para usarlos directamente, incluso si no tiene experiencia en la codificación de AppleScript. Un buen ejemplo es un script que completa una tarea y luego hace una nueva tarea para recordarle que responda sobre esa tarea más tarde, lo cual es ideal para tareas en las que necesita enviar correos electrónicos a las personas más tarde. Puede encontrar aún más ideas en el sitio Inside OmniFocus que muestra formas únicas de usar las perspectivas, scripts y más de OmniFocus..

Conclusión

OmniFocus 2 es mucho más fácil de usar que las versiones anteriores, pero puede ser un poco abrumador si es la primera vez que lo usas. Este tutorial debe proporcionarle todo lo que necesita para comenzar a trabajar y mantener sus tareas bajo control mejor que nunca en OmniFocus, pero si tiene algún problema, asegúrese de dejar un comentario a continuación y estaremos encantados de ayudarle. Empezar.