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Entonces, tiene algunas fotografías o videos digitales y se pregunta si realmente necesita preocuparse por administrarlos o archivarlos, o lo que sea que haga cuando tenga cientos (o miles) de archivos digitales. Necesita al menos un sistema básico para organizar sus archivos, pero ¿dónde empieza??
Qué tan grande o complejo se vuelve su sistema depende de sus necesidades. En este tutorial trabajaremos a través de un conjunto de preguntas clave para ayudarlo a identificar sus necesidades de administración de activos digitales (DAM). Las respuestas a estas preguntas lo ayudarán a comenzar a planificar un archivo que se ajuste a sus imágenes.
Catálogo de tarjetas de la biblioteca de la Universidad de Michigan, por David Fulmer, recortado del original, CC BY 2.0.En estos días, la respuesta a esta pregunta es sí para muchas, si no todas, las personas. Nos encantan las fotos y las estamos haciendo en un volumen tremendo..
Las imágenes digitales deben organizarse para que pueda encontrar lo que necesita, cuando lo necesita. Colin Rowe, un especialista en gestión de activos digitales de Archimedia, describe las imágenes desorganizadas como "vertederos digitales". Si no puede acceder fácilmente a sus imágenes, sus imágenes simplemente están ocupando espacio.
La colección es uno de los bloques de construcción clave en un archivo de imágenes. Una colección es simplemente un conjunto de imágenes y archivos asociados, y son una excelente manera de mantener sus archivos organizados y útiles. Si tiene más imágenes de las que puede administrar, el primer paso es pensar en cómo dividir sus imágenes en colecciones..
Más allá de las colecciones simples, la higiene adecuada de los datos comienza con nombrar sus archivos de imágenes de una manera coherente y significativa y organizarlos en una estructura de archivos lógica. Etiquetar sus imágenes con palabras clave complementarias que describen el contenido de las imágenes también ayuda a mantener su colección saludable. Sin embargo, toda esa organización puede ser un poco complicada, sin un sistema para implementarla..
El catálogo es una segunda estructura clave en su archivo de imágenes. El catálogo es una forma de organizar tus colecciones y las imágenes dentro de ellas. Un programa o aplicación de catálogo especializado lo ayudará a estandarizar los nombres de archivos, agregar palabras clave y ordenar sus imágenes en colecciones. Algunos programas de catalogación son simples y gratuitos; Otros son levantadores de pesas diseñados para apoyar a los equipos. Lo que necesite dependerá del tamaño y la complejidad de su colección..
Las fotografías y los videos digitales se pierden si solo una persona entiende dónde se almacenan los archivos y cómo se organizan. Un sistema que organiza imágenes con un conjunto común de principios facilita que otras personas accedan o administren las imágenes en su nombre. Además, considere nombrar a un designado y proporcionarle la información necesaria para administrar su colección en caso de que no pueda hacerlo..
Fotos de Dawn Oosterhoff, Locked¿Necesita conservar un archivo digital para acceder posteriormente o para cumplir con una razón de cumplimiento o comercial, o necesita reservar el archivo para su seguridad y custodia??
Un sistema de respaldo es un componente crítico de cualquier archivo de imagen digital. Los archivos digitales pueden desaparecer con una pulsación de tecla. Mantener una segunda copia de sus archivos de imagen es la única forma de proteger su colección contra una falla de encendido digital.
Mantener una segunda (o tercera) copia de sus archivos en un lugar diferente al lugar donde trabaja en sus imágenes es su seguro contra incendios, robo, inundaciones u otros desastres. Minimice la posibilidad de que el desastre afecte tanto a sus archivos originales como a sus copias manteniéndolos en dos lugares diferentes. El software de catálogo y copia de seguridad puede hacer que este proceso sea mucho menos doloroso.
Gestionar el crecimiento de su colección es uno de los objetivos fundamentales de las prácticas de gestión de activos digitales. Foto de Alex, recortada del original, CC BY 2.0..En lugar de eliminar las imágenes que puede (y probablemente querrá) nuevamente, archive las imágenes que no se necesitan actualmente o que no se necesitan con mucha frecuencia. Las imágenes nuevas o las imágenes a las que se accede con mayor frecuencia deben almacenarse en un sistema al que se accede de manera fácil y rápida, pero las imágenes antiguas o a las que se accede rara vez se pueden almacenar en medios más lentos y económicos..
Administrar el crecimiento de sus archivos digitales puede ser complejo. Es difícil saber cuántas imágenes y cuántos gigabytes de datos necesitará conservar. ¿Se actualizará a una nueva cámara con un alto conteo de megapíxeles? Archivos más grandes significan más almacenamiento. ¿Comenzarás a grabar video? Una vez más más almacenamiento. ¿Contrata una segunda cámara para su creciente negocio de bodas? Más almacenamiento.
El crecimiento puede ser impredecible. Puede venir cuando menos lo esperas y rápidamente se vuelve abrumador. Sus necesidades de almacenamiento pueden cambiar durante la noche. No querrá quedarse sin espacio en el momento en que más lo necesita. Un buen sistema de gestión de activos digitales tiene espacio para la expansión y tiene en cuenta el crecimiento.
¿Hay algo en tu colección que tenga valor? ¿Desea que otros, particularmente las generaciones futuras, puedan acceder y comprender sus imágenes??
Algunos programas de catalogación están diseñados para ser utilizados por más de una persona. Y mientras que la mayoría de los servicios en línea no son adecuados para archivar imágenes, muchos servicios en línea funcionan bien para compartir colecciones de imágenes. El uso de una estructura organizativa lógica y coherente (nombres, carpetas y palabras clave) garantizará que todos puedan guardar y encontrar lo que necesitan.
La administración de activos digitales para su archivo de imágenes puede parecer una tarea compleja y onerosa, pero un sistema de administración de activos digitales debe ser tan grande o tan complejo como lo requiera su colección. Además, la energía que invierte en crear y mantener su sistema le será devuelta diez veces, ya que le resultará cada vez más fácil agregar imágenes a su colección y luego encontrar exactamente las imágenes que usted u otras personas desean ver..
Para obtener más información sobre la gestión de activos digitales y la creación del sistema de gestión que necesita, siga nuestra serie Gestión de activos digitales para todos.
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