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En nuestra serie sobre gestión de activos digitales, nos hemos centrado en crear el mejor sistema DAM que funcione para usted. Hemos ofrecido soluciones en varios puntos de costo y hemos mantenido nuestros sistemas propuestos lo más simples posible. Sin embargo, para el entusiasta de los registros familiares o el fotógrafo aficionado, muchas soluciones DAM son más una inversión, más complicadas de configurar y ejecutar, y más costosas de mantener que muchas personas pueden o desean administrar.
Estoy convencido de que DAM debe convertirse en una forma normal de hacer las cosas, no una excepción, para cada persona que toque una cámara o cámara de video. Sin siquiera la administración básica de activos digitales, perderemos la pista de lo que tenemos y, más preocupante, perderemos todo lo que tenemos. En lugar de construir y conservar recuerdos, nos ahogaremos en un mar visual sin sentido..
En este artículo, en lugar de proponer la mejor solución DAM, propongo el sistema DAM mínimo viable que todas y cada una de las personas pueden usar para organizar y proteger sus fotografías. "La caja de zapatos digital" está destinada a ser el sistema más accesible, menos aburrido y más mínimo que nuestro equipo pueda imaginar. Ya sea que tome fotos rápidas con su teléfono inteligente o filme cientos de horas de video con una cámara de video sofisticada, este sistema funcionará para usted.
Nuestra caja de zapatos digital está destinada a ser un sistema DAM mínimo y viable. "Viable" significa que nuestra caja de zapatos digital debe ser constantemente repetible, confiable y utilizable.
Creemos que nuestra caja de zapatos digital es un sistema DAM bastante bueno, aunque no sea por otra razón, porque es, ante todo, un sistema. Al igual que con todo lo que queremos conservar y volver a encontrar, debemos tener un proceso metódico que podamos y usaremos. La gestión de activos digitales, por muy sencilla que sea, debe ser sistemática y repetible. La caja de zapatos digital es un sistema simple basado en lo que creemos que es un flujo de trabajo DAM repetible.
Está bien tener un sistema, pero el sistema es inútil si el resultado final pone en riesgo lo que queremos mantener y perder o destruir. El propósito de DAM, después de todo, es llevar sus imágenes a un espacio digital seguro. Si bien no existe un sistema absolutamente seguro, nuestra caja de zapatos digital cumple con lo que creemos son las reglas de oro básicas de la administración de activos digitales..
Si queremos que la gente use un sistema, el sistema debe ser fácil de usar y práctico. Eso significa que el sistema tiene que estar ampliamente disponible, gratis o de bajo costo, y fácil de entender. Debido a nuestra sociedad global móvil, también queríamos un sistema al que se pudiera acceder desde casi cualquier lugar en casi cualquier dispositivo informático. También diseñamos nuestro sistema para que sea agnóstico al software. Nuestra caja de zapatos digital no requiere ningún software más allá del sistema operativo de su computadora o los servicios disponibles con almacenamiento en la nube.
Antes de trabajar en los siguientes pasos, descargue e imprima el documento de una página incluido con este artículo. El documento contiene el siguiente diagrama, que le ayudará a ver el flujo a medida que avanza.
Para comenzar con su caja de zapatos digital, necesita el siguiente equipo:
Los teléfonos inteligentes y las cámaras compactas han hecho la fotografía fácil y tan automática como queremos que sea. Sin embargo, si desea conservar sus imágenes, debe iniciar el proceso e iniciar su caja de zapatos digital cuando presiona el disparador..
Por lo general, esto significa disparar archivos RAW cuando sea posible, y cuando no sea posible o práctico, capturar el JPEG de mayor tamaño que su cámara permita. Lea el manual de su cámara o busque en línea información sobre la calidad de imagen que puede producir su cámara. Configura tu cámara para tomar y guardar la imagen de mayor resolución posible.
Puede haber ocasiones en las que tenga motivos para tomar algo menos que la mejor calidad de imagen. Si este es el caso, haga sus compromisos deliberadamente, completamente informado sobre las elecciones que está haciendo.
Verifique el espacio de almacenamiento en su cámara o teléfono inteligente y supervise cuánto espacio tiene disponible para nuevas imágenes. No hay nada peor que asistir a un evento único en la vida solo para descubrir que su teléfono inteligente o tarjeta de memoria está llena..
Si está utilizando una cámara con una tarjeta de memoria, considere llevar siempre una tarjeta de memoria de repuesto. Las tarjetas pueden fallar. Y mantén tus tarjetas de memoria en buena forma. Evite borrar imágenes con su cámara, lo que puede ocasionar fallas en la tarjeta. En su lugar, para una buena salud de la tarjeta de memoria, después de cargar las imágenes de su tarjeta de memoria, formatee la tarjeta en su cámara.
Su archivo de imagen original es oro digital y debe ser tratado como tal. Si tiene una computadora, la opción más sencilla es cargar sus imágenes originales en el disco duro de su computadora. Si no tiene una computadora o no quiere usarla, puede guardar sus imágenes directamente en un servicio de almacenamiento en la nube..
Si utiliza el almacenamiento en la nube, asegúrese de utilizar el almacenamiento y no un servicio de sincronización. Google Drive, Google Photos, Apple Photos, Dropbox y Microsoft OneDrive son ejemplos de servicios de sincronización en la nube. Con un servicio de sincronización, si elimina una imagen, deliberada o accidentalmente, de un punto de acceso único, la imagen se eliminará del servicio de sincronización y ya no estará disponible en ningún dispositivo. Eso no es almacenamiento seguro para imágenes originales.
Un servicio de sincronización no es un lugar de almacenamiento seguro, pero tiene sus méritos. Si está utilizando un servicio de sincronización para cargar automáticamente imágenes desde su teléfono inteligente, piense en el servicio de sincronización como una tarjeta de memoria virtual masiva para su teléfono inteligente. Al igual que necesita cargar imágenes desde una cámara a un lugar de almacenamiento seguro, también necesita cargar imágenes desde un servicio de sincronización de fotos a un espacio de almacenamiento seguro.
Nombrar sus imágenes con información esencial en un formato consistente es la más simple y una de las cosas más importantes que puede hacer para guardar sus imágenes de manera segura. Los archivos de imágenes que se nombran sistemáticamente pueden ubicarse e identificarse en el sistema de administración de archivos más básico sin ningún software especial.
Tienes algunas opciones para renombrar tus archivos..
Si está utilizando una computadora, una vez que haya cargado sus imágenes, puede cambiarles el nombre utilizando las opciones de cambio de nombre por lotes en el sistema operativo de su computadora. Es posible que la opción no sea inmediatamente obvia, pero buscar en Internet lo llevará rápidamente a instrucciones para su versión de sistema operativo.
También es posible que desee ver algunas de las utilidades de cambio de nombre masivas descargables. La mayoría son pequeñas utilidades independientes que son específicas de los sistemas operativos, pero no dependen de ningún otro software. Algunas utilidades ofrecen más opciones que otras. Una característica valiosa, si está viendo opciones, es la capacidad de usar información de los metadatos de la imagen para cambiar el nombre..
Si está utilizando un servicio de sincronización desde la captura, explore las opciones para cambiar el nombre de sus archivos de imagen antes de almacenar un conjunto de imágenes originales. Esto asegurará que sus archivos de imagen (original, sincronizada o copia de trabajo, y cualquier versión publicada) tengan el mismo nombre.
La forma en que nombre sus archivos depende de sus necesidades, pero aquí hay una plantilla comúnmente recomendada que mantiene sus imágenes en orden en cualquier circunstancia: YYYYMMDD-Photographer-Shoot-HHMMSS.
"AAAAMMDD”Es la fecha en que se tomó la imagen; por ejemplo, 20150901. Al usar el orden año-mes-día, sus fotos se alinearán en orden secuencial en cualquier sistema de administración de archivos. Es compatible con la web usar cuatro dígitos en lugar de dos para el año.
"Fotógrafo”Es el nombre del fotógrafo. Al incluir su nombre en el nombre del archivo, está identificando la imagen como suya, un dato valioso en caso de que usted y sus imágenes se separen o debe identificar la imagen como suya. Al colocar su nombre después de la fecha, las imágenes de dos o más fuentes (por ejemplo, si usted y su pareja comparten un archivo) seguirán fluyendo en orden cronológico.
"Disparar”Es el nombre del evento, lugar o, si está haciendo retratos, la persona fotografiada. Agregar información de la toma al nombre de la imagen no es esencial, pero le ayuda a identificar las fotos que pertenecen juntas.
"HHMMSS”Es la hora en que se tomó la imagen, utilizando un reloj de 24 horas; por ejemplo, 130923. El uso del tiempo para identificar imágenes individuales dentro de una sesión fotográfica es una opción simple que garantiza que no se confundan dos imágenes o que otra imagen se sobrescriba como resultado de una numeración accidental o irregular. Algunas opciones de cambio de nombre extraen esta información de los metadatos de la imagen. Si no tiene esta opción con su sistema de cambio de nombre, podría numerar sus imágenes secuencialmente comenzando con 0001. Si usa números secuenciales, asegúrese de mantener los ceros para que los archivos se alineen en orden secuencial.
Dependiendo del tamaño de su colección de imágenes, es posible que no necesite una estructura de carpetas más allá de la agrupación de imágenes por año. Si eres un tirador prolífico, puedes dividir tus carpetas anuales en carpetas por mes o disparar. Tu objetivo es solo hacer tus imágenes manejables. La creación de una estructura de carpetas de más de dos niveles de profundidad a menudo complica en lugar de simplificar la navegación de imágenes.
La clave para un DAM exitoso en esta etapa es trabajar en una copia de sus archivos de imagen. Nunca, nunca manipules tu archivo de imagen original. Esto es especialmente cierto si está trabajando con archivos JPEG: cada vez que abre y vuelve a guardar un JPEG, incluso si no realizó ninguna edición de imagen, compromete la calidad de la imagen..
Si está utilizando un servicio de sincronización de captura, es posible que ya tenga un conjunto de imágenes de trabajo si copió, en lugar de mover, sus imágenes a su lugar de almacenamiento seguro. Si no está utilizando un servicio de sincronización desde la captura, este es el momento en el que puede querer usar uno. Puede editar, mover y compartir sus imágenes sin tener que hacer numerosas copias o perder la pista de dónde almacenó sus archivos. Muchos servicios de sincronización en la nube para fotos tienen incluso un software de edición de imágenes en el servicio.
Si no está utilizando un servicio de sincronización, puede llevar a cabo todo lo que necesita hacer en su computadora utilizando su sistema operativo. Simplemente coloque las copias de sus imágenes originales en un directorio que esté completamente separado de los originales. Tus archivos duplicados son tus archivos de trabajo..
No necesita ningún software especial o servicio en la nube en la etapa de edición, especialmente si es un fotógrafo. Sin embargo, si desea utilizar un servicio de gestión y edición o un software de edición, tómese el tiempo de leer dos artículos escritos por Andrew Childress para la serie DAM:
Ambos artículos consideran servicios combinados en línea y software autónomo combinado y de un solo propósito..
Si usa JPEG para tomar fotografías e imágenes finales, las probabilidades son muy altas de que, en algún momento, sobrescriba su imagen original con la versión final. Para evitar este desastre, recomiendo encarecidamente que, en algún momento, mientras esté trabajando con una imagen, agregue un código al nombre de archivo de la copia de trabajo. Usa un código que signifique algo para ti; por ejemplo, "FV" para la versión final o "Ed" para editar. El nombre de archivo de la imagen se convertiría entonces en: YYYYMMDD-Photographer-Shoot-HHMMSS-FV.jpg
Si está buscando un sistema DAM super simple o no edita sus imágenes (o las edita muy poco), es probable que no necesite una copia de seguridad de sus archivos de imágenes de trabajo. Recuerde que tiene sus archivos originales guardados de manera segura, por lo que si ocurre lo peor y pierde una imagen en la etapa de edición, solo tiene que volver a su imagen original, hacer una nueva copia y comenzar de nuevo..
Sin embargo, si realiza un trabajo significativo en sus imágenes, considere mantener una copia de seguridad de sus archivos de trabajo. Esta copia de seguridad no tiene por qué ser algo complicado o permanente. Mantener una copia actual de sus archivos en una unidad flash USB o en un disco duro externo puede ser suficiente. Si cree que podría necesitar algo más automático o completo, reconsidere su plan de usar una caja de zapatos digital y eche un vistazo a los otros artículos de la serie Gestión de activos digitales para todos.
Antes de abandonar la fase de edición, considera cómo contarás tu historia. A veces, una sola foto o video será suficiente. A menudo, una historia requiere algunas o más imágenes. Piense en organizar sus imágenes en álbumes o catálogos utilizando una opción en línea o de software, haciendo copias de sus fotos y agrupando las copias en una carpeta u organizando colecciones para imprimirlas en álbumes de fotos.
Tomamos fotografías y hacemos videos para poder compartirlos con otros y mirarlos nuevamente. Compártelos en las redes sociales o en un servicio fotográfico en línea. Si ha incluido su nombre en el nombre de su archivo de imagen, ha dado al menos un paso para marcar la imagen como suya. Imprima sus fotos para enmarcarlas u organícelas e imprímalas en un libro de fotos. Compartir sus recuerdos de la manera que sea más sensata para usted, excepto nunca, nunca transmita su archivo de imagen original. Esos archivos de imagen originales se guardan en tu caja de zapatos digital.
Su archivo de imágenes es el lugar de almacenamiento final y seguro para sus imágenes originales y la versión final de cualquier imagen editada. Guardará al menos dos copias de su archivo. La regla de oro para las copias de seguridad es tener tres copias de archivos de imagen, pero supongo que tiene una copia activa de sus imágenes en algún lugar, en un álbum de fotos en línea o en un servicio de sincronización, o impreso en una colección.
Colocó sus imágenes originales en su archivo cuando cargó y guardó sus archivos de imagen originales en un lugar seguro. Si no realiza ningún cambio en sus fotos o videos, no necesitará agregar nada más a su archivo. Pero si realiza cambios, agregue una copia (solo una) de su versión final de trabajo de sus imágenes a su archivo. (Si desea obtener más información sobre los archivos y por qué solo guardaría una copia de su versión final de trabajo, eche un vistazo a La anatomía de un sistema de gestión de activos digitales).
Si usa JPEG para tomar fotografías e imágenes finales, recuerde agregar un código al nombre de archivo de la copia de trabajo de su imagen. Es posible que también desee almacenar las versiones finales de sus imágenes en una carpeta que sea claramente distinta de la carpeta que ha utilizado para sus imágenes originales..
Si solo hace una cosa para administrar sus imágenes y videos digitales, esto es lo más importante que debe hacer: haga una copia de sus archivos de imágenes y guárdelas en otro lugar que no sea el lugar donde guarda su conjunto principal de imágenes. No me refiero a usar una estructura de carpetas separada. Me refiero a hacer una copia de seguridad en un dispositivo de almacenamiento independiente, incluso si está usando el almacenamiento en la nube y el servicio de almacenamiento hace sus propias copias de seguridad. Quiere una segunda copia física escondida en un lugar seguro.
Las unidades flash USB son ideales para copias de seguridad físicas. Son pequeños, estables y relativamente baratos. Debido a que no hay partes móviles en una unidad flash, el riesgo de falla mecánica es pequeño. Y debido a que está utilizando la unidad flash para el almacenamiento a largo plazo en un lugar seguro, no necesita USB 3.0 o cifrado, lo que reduce el costo en aproximadamente la mitad. Sin embargo, no sacrifique la calidad por el costo. Estamos hablando de un almacenamiento a largo plazo, así que quédate con las marcas probadas y verdaderas. Una garantía no rescatará los archivos de imagen perdidos, pero una garantía es una señal de que el fabricante respalda su producto.
Si usted es un fotógrafo prolífico, toma imágenes RAW y genera un archivo de gran tamaño, las unidades flash pueden no ser prácticas. En ese caso, considere usar discos duros externos, pero compre una marca de buena reputación para viajes. Estos discos duros suelen soportar golpes y golpes mejor.
No use CD, DVD o discos Blu-ray para el almacenamiento a largo plazo. Para obtener una explicación y alternativas, eche un vistazo al artículo rápido "Elección de medios de almacenamiento de datos para fotos y videos: cuándo no usar medios ópticos".
Independientemente de los medios de almacenamiento que elija utilizar, una vez que haya realizado la copia de seguridad, etiquételo. Puede obtener una gran cantidad de unidades flash USB e incluso algunas unidades de disco duro externas en una caja de zapatos, haciendo de su caja de zapatos un posible caos de datos digitales. Agregar etiquetas o etiquetas a sus medios de almacenamiento lo hará más fácil para usted y para quien lo siga, para encontrar las imágenes correctas.
Ahora consigue tu archivo copiado fuera del sitio. Haga un intercambio con un amigo o familiar: usted almacena su copia de seguridad y ellos almacenan la suya. Una vez al año, compruebe sus copias de seguridad. Conecte los medios de almacenamiento a su computadora y verifique que los archivos estén allí y sean legibles.
El mejor sistema de gestión de activos digitales es el que utiliza. Puede parecer laborioso o tedioso construir tu caja de zapatos digital, pero en realidad, un trabajo de fin de semana lluvioso debería ponerte bien en tu camino, si no terminar. Una vez que haya implementado su proceso de DAM, el mantenimiento de su caja de zapatos digital es una cuestión de unos pocos pasos adicionales que solo toman unos minutos después de cada lanzamiento. La recompensa son años de poder revisar recuerdos y un legado que dejará para aquellos que lo siguen..
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