Cómo organizar tu bandeja de entrada de Gmail para que sea más eficaz

Como una pequeña empresa, usted confía en el correo electrónico. Sus mensajes contienen solicitudes de trabajo, facturas, preguntas de clientes y más. Es natural que pases una buena parte de tu tiempo trabajando con tus mensajes de correo electrónico..

Pero parte de ese tiempo que inviertes en mensajes de correo electrónico podría gastarse mejor. ¿Cuántas veces has buscado en tu bandeja de entrada de Gmail para encontrar un mensaje perdido? ¿Alguna vez ha colocado un mensaje de correo electrónico en la etiqueta incorrecta? Tal vez incluso ha borrado accidentalmente un mensaje importante. Si pierde tiempo tratando con todas estas tareas de correo electrónico, no está solo.

¿Qué pasaría si pudiera aprender a pasar menos tiempo en su correo electrónico y lograr más al mismo tiempo? Con Gmail, puedes organizar tu bandeja de entrada para que sea más eficaz. Puede mejorar su bandeja de entrada de correo electrónico para que pueda encontrar sus mensajes rápidamente. Nunca más tendrás que preocuparte por un mensaje perdido..

Las necesidades de correo electrónico de todos son ligeramente diferentes. Una vez que entienda cómo funciona Gmail, puede seleccionar y elegir las funciones que mejor se adapten a usted..

Lo que aprenderás en este tutorial de organización de la bandeja de entrada de Gmail

En este tutorial, te explico cómo organizar tu bandeja de entrada de Gmail para obtener la máxima eficiencia. Comenzaré repasando algunos conceptos básicos de correo electrónico como carpetas, etiquetas y pestañas. Luego, le proporcionaré instrucciones detalladas sobre cómo usar su bandeja de entrada de Gmail de manera efectiva mediante el uso de etiquetas y pestañas..

Antes de comenzar, es posible que también desee obtener más información sobre cómo filtrar y bloquear correos electrónicos no deseados en Gmail o consultar este tutorial de priorización de correo electrónico útil:

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1. La diferencia entre una etiqueta, una carpeta y una pestaña en Gmail

Antes de poder hacer el mejor uso de su bandeja de entrada de Gmail, debe comprender algunos conceptos básicos. Las carpetas, etiquetas y pestañas en el correo electrónico tienen algunas similitudes. Pero también tienen algunas diferencias importantes. Veamos cada concepto por separado..

1. ¿Qué es una carpeta??

Muchos sistemas de correo electrónico están basados ​​en carpetas. Usted crea carpetas que funcionan de manera muy similar a las carpetas de cartón físico que puede tener en su archivador de oficina. En un sistema de correo electrónico basado en carpetas, puede usar carpetas para almacenar mensajes relacionados.

Al igual que las carpetas de cartón en su oficina, una vez que un mensaje de correo electrónico se coloca en una carpeta de correo electrónico, es el único lugar en el que puede estar. Gmail no es un sistema de correo electrónico basado en carpetas..

2. ¿Qué es una etiqueta??

Puede ver las etiquetas de Gmail en la barra lateral y junto a las líneas de asunto del mensaje..

Gmail es un sistema de correo electrónico basado en etiquetas. Casi todo lo que normalmente consideraría una carpeta en otros sistemas de correo electrónico es una etiqueta en Gmail. Eso incluye tu Bandeja de entrada, basura, Correo no deseado, y Borrador carpetas, que técnicamente son etiquetas en Gmail. 

Las etiquetas aparecen a la izquierda en la pantalla de Gmail. También aparecen a la izquierda de cada línea de asunto de Gmail en un mensaje cerrado de Gmail y debajo de la línea de asunto en un Gmail abierto.

Las etiquetas son como carpetas en que se pueden usar para agrupar mensajes relacionados. Una diferencia importante entre las carpetas y las etiquetas es que un mensaje puede tener más de una etiqueta.

Las etiquetas de Gmail tienen algunas características útiles. Pueden estar codificados por colores, por ejemplo. Más adelante, te mostraré cómo usar esa función para organizar tu bandeja de entrada de Gmail.

También hay una forma de usar las etiquetas de Gmail como una carpeta. También explicaré cómo hacer eso también.

3. ¿Qué es una pestaña??

El concepto final que debe comprender antes de poder organizar su bandeja de entrada de Gmail es Pestañas y las etiquetas de categoría correspondientes.. Categorías aparece en el lado izquierdo de la pantalla de Gmail con las otras etiquetas. Pestañas aparece en la parte superior de la pantalla de Gmail.

Las pestañas de Gmail aparecen en la parte superior de la bandeja de entrada. Las categorías aparecen en la barra lateral con las etiquetas..

Gmail le proporciona pestañas predefinidas para cinco categorías:

1. Primario - Aquí es donde recibirás la mayoría de tus mensajes. Cuando abres tu Gmail, esta pestaña está abierta.
2. Social - Si tiene activadas las notificaciones de redes sociales o utiliza otros sitios sociales, esos mensajes van aquí..
3. Promociones - Los mensajes de correo electrónico promocionales entran en esta pestaña y subcategoría.
4. Actualizaciones - Los mensajes que son notificaciones como recibos y confirmaciones van aquí.
5. Los foros - Si tiene activadas las notificaciones del foro, esos mensajes van aquí junto con los mensajes de los foros de discusión y las listas de correo..

Cuando recibe un mensaje que se ajusta a una de estas cinco categorías, Gmail envía automáticamente ese mensaje a la pestaña y etiqueta de categoría apropiadas.

El mensaje también se archiva en el Categorías etiqueta bajo la subetiqueta apropiada.

Por defecto, los mensajes enviados a una pestaña omiten su Primario pestaña de mensaje y tu Bandeja de entrada. Entonces, si quieres ver estos mensajes, revisa tus otras pestañas regularmente.

Ahora que entendemos qué es cada componente de tu bandeja de entrada, aprendamos cómo usarlos para que puedas organizar Gmail.

2. Cómo usar etiquetas

Paso 1. Crear una etiqueta

Usted puede encontrar el Etiqueta herramientas debajo de la Círculos Etiqueta en la barra lateral izquierda de la pantalla de Gmail. Es posible que tenga que hacer clic Más para verlo.

Utilice las herramientas de etiquetas para administrar etiquetas y crear nuevas etiquetas..

Para crear una nueva etiqueta, haga clic en Crear nueva etiqueta opción. los Nueva etiqueta caja muestra.

Escriba el nombre de su nueva etiqueta y haga clic en Crear botón.

Escriba el nombre de la etiqueta que está creando en el Por favor ingrese un nuevo nombre de etiqueta campo. Si desea anidar la nueva etiqueta en otra etiqueta, haga clic en la casilla de verificación junto a Etiqueta de nido bajo. Haga clic en la flecha a la derecha del campo y seleccione el nombre de la etiqueta en el menú desplegable. Haga clic en el Crear botón para crear tu nueva etiqueta.

Paso 2. Aplicar una etiqueta a un correo electrónico

Para aplicar una etiqueta existente a un nuevo correo electrónico, primero abra el correo electrónico. Haga clic en el Etiqueta icono (parece una etiqueta) en la parte superior del correo electrónico para abrir un menú de etiquetas desplegable.

Haga clic en el Etiqueta Icono para aplicar una etiqueta a un mensaje de Gmail..

Haga clic en el nombre de la etiqueta que desea aplicar al correo electrónico. También puede hacer clic en el Crear nuevo Opción para abrir el Nueva etiqueta cuadro y crear una nueva etiqueta para el correo electrónico.

Paso 3. Código de color de una etiqueta

Una excelente manera de organizar su bandeja de entrada es aplicar el código de colores a las etiquetas que usted crea. Esto le permite ver rápidamente cómo se etiquetan los mensajes de un vistazo.

Al pasar el cursor sobre la derecha de la etiqueta a la que desea aplicar el código de color, notará una pequeña flecha hacia abajo..

Haga clic en la flecha hacia abajo para abrir las opciones de codificación de colores para una etiqueta.

En el ejemplo anterior la nueva etiqueta., Proyecto de Fusión, no ha sido codificado por colores todavía. Para codificarlo por colores, hago clic en el flecha para abrir un menú desplegable. Haga clic en el flecha a la derecha de la Color de la etiqueta Opción para abrir el Color de la etiqueta paleta.

Utilizar el Color de la etiqueta paleta para codificar por colores tus etiquetas.

Haga clic en el color de su elección para aplicarlo a la etiqueta..

Paso 4. Cómo gestionar las etiquetas de Gmail

En la parte inferior de la Etiquetas barra lateral encontrarás el Administrar etiquetas opción. Es posible que tenga que hacer clic Más para verlo. 

Si hace clic en esta opción, la Ajustes de etiquetas muestra la pantalla. (También puede acceder a la Ajustes de etiqueta pantalla haciendo clic en el Ajustes icono y luego haciendo clic Ajustes> Etiquetas o haciendo clic en el Etiquetas en la parte superior de un mensaje de correo electrónico abierto y haciendo clic en Administrar etiquetas opción.)

Usa el Gmail Ajustes de etiqueta Pantalla para determinar qué etiquetas son visibles en la lista de etiquetas..

Utilice la barra de desplazamiento en el lado derecho de la pantalla para desplazarse por la lista de etiquetas.

En la parte superior de la Ajustes de etiqueta pantalla verá la Etiquetas del sistema. Estas incluyen etiquetas que el sistema de Gmail ha definido para usted, como su Bandeja de entrada, Correo enviado, Borradores, Correo no deseado, y Basura. 

Bajo la Etiquetas del sistema encontrarás el Categorías etiquetas. Si utiliza las redes sociales de Google+, sus círculos sociales aparecen debajo de eso. En la parte inferior, verás las etiquetas que has agregado..

Al lado de cada Etiqueta del sistema Verás dos o tres opciones debajo del encabezado. Mostrar en la lista de etiquetas. Las dos primeras opciones, espectáculo y esconder, le permite decidir si la etiqueta del mensaje aparece en la lista de etiquetas en la barra lateral de Gmail. Si espectáculo está seleccionado, la etiqueta es visible en la lista. Si esconder está seleccionado, no lo es. Algunas etiquetas tienen una tercera opción., mostrar si no ha leído.

los Categorías Las etiquetas, los círculos de Google+ y las etiquetas que ha agregado también tienen una columna para Mostrar en la lista de mensajes. Usted puede espectáculo o esconder Mensajes con esas etiquetas. Además, las etiquetas que has añadido tienen un Comportamiento columna que te permite retirar una etiqueta o editar la etiqueta (renombrarla).

Paso 5. Cómo usar las etiquetas de Gmail como carpetas

Algunas etiquetas ya están configuradas como carpetas. los Correo no deseado etiqueta, por ejemplo, pasa por alto su Bandeja de entrada y Primario lengüeta.

Para la mayoría de las otras etiquetas, use la Mover a Ícono (parece una carpeta) para usarlo como una carpeta. Comience con un mensaje abierto. Haga clic en el Mover a icono para mostrar el Mover a Menú desplegable.

Utilizar el Mover a icono para mover el mensaje a una etiqueta.

Seleccione la etiqueta a la que desea mover el mensaje de la lista. Esto mueve el mensaje de tu Bandeja de entrada y Primario pestaña y en la etiqueta que eligió.

Nota: Si el mensaje tiene dos etiquetas, el mensaje seguirá apareciendo bajo esa segunda etiqueta aunque haya usado Mover a Menú desplegable para moverlo. En el ejemplo anterior, el mensaje está etiquetado Proyecto abc y Proyecto de Fusión. Si uso el Mover a Opción de moverlo bajo Proyecto de Fusión, todavía aparecerá en el Proyecto abc etiqueta. Sin embargo, no aparecerá en su Bandeja de entrada.

Paso 6. Optimizando tu bandeja de entrada de Gmail con etiquetas

Ahora que entiende cómo usar las etiquetas, puede organizar mejor su bandeja de entrada de Gmail incorporando las siguientes funciones:

• Añadir nuevas etiquetas para agrupar mensajes.
• Codifique con color las etiquetas de mensajes importantes para que sean fáciles de encontrar..
• Ocultar etiquetas de mensaje que no necesita ver.

3. Cómo usar las pestañas

Paso 1. Desactivar una pestaña

No tienes que usar las cinco pestañas predeterminadas en tu bandeja de entrada de Gmail. Si no te gustan, puedes deshabilitarlos. (La única pestaña que no puede deshabilitar es la Primario lengüeta.)

Para deshabilitar una pestaña, haga clic en Ajustes Ícono (parece un engranaje) en la esquina superior derecha de la pantalla de Gmail. En el menú desplegable, haga clic en Configurar bandeja de entrada. los Seleccione las pestañas para habilitar pantallas de ventana.

Utilizar el Seleccione las pestañas para habilitar ventana para activar o desactivar las pestañas en Gmail.

Para deshabilitar una pestaña, desmarque la casilla junto a la pestaña y haga clic en Salvar botón. Para mí, tiene sentido desmarcar la casilla junto a la casilla Los foros lengüeta. No tengo ninguna notificación de foros configurada y esa pestaña siempre está vacía.

Pero ten cuidado. Si deshabilita una pestaña que está llena de mensajes, esos mensajes se mostrarán en su Bandeja de entrada bajo la Primario lengüeta.

Para habilitar una pestaña que ha deshabilitado, vuelva a la Seleccione las pestañas para habilitar ventana y vuelva a marcar la casilla de verificación junto al nombre de la pestaña. Haga clic en el Salvar botón de nuevo.

Paso 2. Mostrar mensajes destacados desde pestañas

También puedes usar la Seleccione las pestañas para habilitar ventana para mostrar mensajes destacados en su Bandeja de entrada bajo la Primario lengüeta. Esto puede evitar que pierda un mensaje importante con el que desea realizar un seguimiento..

Para activar esta función, haga clic en la casilla junto a la Incluir protagonizada en Primaria opción. Haga clic en el Salvar botón. Desactive la función desactivando la casilla de verificación y haciendo clic en Salvar botón de nuevo.

Paso 3. Optimizando tu bandeja de entrada de Gmail con pestañas

¿Cómo pueden ayudarte las pestañas de comprensión a configurar tu bandeja de entrada de Gmail??

Primero, puede deshabilitar cualquier pestaña que no esté usando actualmente para una bandeja de entrada menos abarrotada. A algunos usuarios no les gusta la función de pestañas y deshabilitan todas las pestañas excepto la Primario lengüeta.

A continuación, puede utilizar el Mostrar mensajes destacados función para marcar los mensajes que desea seguir. Una vez que la función está habilitada, los mensajes destacados aparecen en su Bandeja de entrada donde es menos probable que te olvides de ellos.

4. Cómo utilizar la configuración de la bandeja de entrada para convertir a una bandeja de entrada clásica

Si está acostumbrado a una bandeja de entrada sin pestañas, puede usar la Configuración de la bandeja de entrada pantalla para configurar una en gmail.

Precaución: Si no está acostumbrado a una bandeja de entrada clásica, puede omitir esta sección..

Paso 1. Accede a la pantalla de configuración de la bandeja de entrada

Para acceder a la Configuración de la bandeja de entrada pantalla, comience desde la pantalla principal de Gmail. Haga clic en el Ajustes icono de la derecha. En el menú desplegable, haga clic en Ajustes> Bandeja de entrada. los Configuración de la bandeja de entrada aparece la pantalla.

Utilizar el Configuración de la bandeja de entrada pantalla para habilitar y deshabilitar pestañas en Gmail.

Como puede ver, el valor predeterminado incluye las cinco pestañas predeterminadas.

Paso 2. Cambiar el tipo de bandeja de entrada

Para reestructurar el tipo de bandeja de entrada, haga clic en la flecha hacia abajo junto a la palabra Defecto. Aparecerá un menú desplegable..

Utilice este menú desplegable para cambiar la configuración predeterminada de la bandeja de entrada de Gmail.

Todas las opciones en el menú desplegable que no sean Defecto acabar con las cinco pestañas por defecto.

Muchas bandejas de entrada clásicas muestran mensajes no leídos en la parte superior de la bandeja de entrada. Si esto es lo que quieres, haz clic en No leído primero opción y haga clic en el Guardar cambios botón.

los No leído los mensajes se muestran en la parte superior de su bandeja de entrada en orden cronológico, desde el más reciente al más antiguo. Debajo hay una sección de bandeja de entrada llamada Todo lo demas. Su bandeja de entrada de correo electrónico se divide efectivamente en dos secciones.

La bandeja de entrada de Gmail está configurada para mostrar primero los mensajes no leídos..

Las otras opciones no predeterminadas también dividen tu bandeja de entrada. Esto es lo que verá con cada una de esas opciones:

• Importante primero - En la parte superior verá los mensajes que Gmail cree que son importantes. En la parte inferior, verá Todo lo demas.
  
• Estrellado primero - En la parte superior verá Mensajes destacados. En la parte inferior, verá Todo lo demas.
• Buzón de prioridad - Esta opción divide su bandeja de entrada en cuatro secciones. En la parte superior verá Importante y no leído mensajes A continuación verás Mensajes destacados. La tercera sección se deja vacía para que la personalices. En la parte inferior, verá Todo lo demas.

Si decide volver a la vista predeterminada de Gmail, seleccione Defecto en el menú desplegable y haga clic en el Guardar cambios botón.

Paso 3. Cómo la configuración de la bandeja de entrada puede ayudarte

Alejarse de la configuración de la bandeja de entrada predeterminada puede ayudarlo a usar su bandeja de entrada de manera más efectiva, especialmente si no recibe mensajes que se ajusten a una de las pestañas predeterminadas..

Dado que todos los mensajes que no ha movido debajo de una etiqueta están visibles en su bandeja de entrada, la reconfiguración de la configuración puede ayudarlo a encontrar mensajes que, por lo general, podrían haberse ordenado accidentalmente en una de las pestañas..

Reconfigurar su bandeja de entrada probablemente no sea la mejor manera de organizar su correo electrónico si se encuentra en muchas listas de correo, recibe muchas notificaciones de redes sociales o recibe muchos correos electrónicos promocionales.

5. Cómo archivar archivos

Una forma de mantener despejada su bandeja de entrada de correo electrónico es archivar los mensajes antiguos. Esto es lo que necesita saber acerca de archivar mensajes en Gmail.

Paso 1. Archivar un mensaje

Archivar un mensaje es fácil. Comienza desde la pantalla principal de Gmail. Haga clic en la casilla de verificación junto al mensaje o mensajes que desea archivar..

Para archivar un mensaje, haga clic en la casilla de verificación y haga clic en Archivo opción.

Aparece un menú encima de los mensajes. Haga clic en el Archivo Ícono (parece una caja). El mensaje seleccionado se archiva..

Paso 2. Encuentra mensajes archivados

Hay dos formas de encontrar un mensaje archivado:

1. Utilice la función de búsqueda de Gmail - Los resultados de búsqueda de Gmail incluyen mensajes archivados. Para obtener más información sobre la búsqueda en Gmail, consulte este tutorial, Cómo buscar sus correos electrónicos en Gmail Like a Pro.
2. Busque en toda la etiqueta de correo - los Todo el correo etiqueta es exactamente lo que suena. Una etiqueta que se aplica a todos los correos electrónicos..

los Todo el correo La etiqueta está generalmente en la parte inferior de su lista de etiquetas. Para encontrar su mensaje archivado en el Todo el correo etiqueta, ve a la parte inferior de la barra lateral de Gmail. Es posible que tenga que hacer clic Más para verlo. Hacer clic Todo el correo. Desplácese por los mensajes hasta que encuentre el que está buscando.

Paso 3. Desarchivar un mensaje

Si archiva accidentalmente un mensaje, puede devolverlo a su bandeja de entrada.

Abre tu Todo el correo etiqueta. Encuentra los mensajes que deseas volver a tu bandeja de entrada. Haga clic en la casilla de verificación junto a cada mensaje. Haga clic en el Mover a la bandeja de entrada icono encima de los mensajes.

Utilizar el Mover a la bandeja de entrada botón para desarchivar mensajes.

Cuando miras una conversación en Todo el correo despues de moverlo a tu Bandeja de entrada, tenga en cuenta que un Bandeja de entrada Se ha aplicado etiqueta (gris) a los mensajes..

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Organizar su bandeja de entrada en Gmail es un buen primer paso hacia una mejor productividad del correo electrónico. Sin embargo, hay más excelentes técnicas de correo electrónico que puedes utilizar rápidamente.. 

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Conclusión

Puedes organizar tu bandeja de entrada de Gmail usando pestañas y etiquetas. También puede configurar su bandeja de entrada de la manera que mejor le funcione..

Como persona de negocios pequeños que usa Gmail, es importante comprender tanto el sistema de Gmail como sus propias necesidades de correo electrónico. Una vez que entienda cómo funciona Gmail, sabrá cómo organizar su Gmail para que sea más eficiente para sus necesidades.. 

Encuentre más tutoriales útiles en nuestra Guía para principiantes sobre el uso de Gmail..