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Cuando el proyecto termina, realmente no es.
Es posible que respire un suspiro de alivio, pero aún queda mucho por hacer. Escuchamos mucho sobre cómo atraer clientes, estimar y administrar proyectos, pero el seguimiento parece olvidarse y de eso se trata la serie..
En las siguientes publicaciones, me ocuparé de organizarme para su seguimiento, la reunión de seguimiento, la facturación, junto con algunas técnicas para reunir referencias y testimonios. Esto te dará algunas ideas para que no te quites el pelo..
El seguimiento del proyecto comienza con el inicio del proyecto. Con suerte, usted tiene algún tipo de sistema de número de trabajo en su lugar. Por ejemplo, mis números de trabajo están configurados, así que sé la fecha en que se inició el proyecto, dónde cayó en la lista del mes y el cliente.
Un número de proyecto típico para mi trabajo sería 1110-12 AB. Los dos primeros números son el año. Luego viene el mes. Después de eso es el número de lista seguido por el cliente. Entonces, 1110-12 AB me dice que el trabajo se inició en octubre de 2011 y que fue el duodécimo proyecto ese mes. Además, sé que fue hecho para Acme Bells & Whistles.
Con un sistema, todo lo que necesita hacer es iniciar la hoja de cálculo de su lista de proyectos, encontrar el número de trabajo y sacar la carpeta del archivador. Todo esta ahi.
Cuando un proyecto llega y se confirma, se agrega a mi lista de proyectos, que es una hoja de cálculo simple. A continuación, se crea una carpeta de trabajo físico con una etiqueta impresa ingeniosa. Tiene el número de trabajo, el cliente y el título del proyecto estampados en él..
Uso carpetas de bolsillo del material de oficina local, pero no cualquier carpeta de bolsillo. Los que uso tienen un montón de información impresa en ellos: título del proyecto, descripción, lista de tareas con un lugar para las fechas, un área para contactos de clientes, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, notas y documentos que se adjuntan. Claro, son un poco más caros, pero vale la pena. Me ahorran potenciales dolores de cabeza en el camino.
En la carpeta del proyecto, vaya todos los bits de papel relacionados con el trabajo. Estos incluyen el formulario de estimación, la propuesta o el presupuesto, el contrato, los formularios de aprobación, los registros de tiempo, las facturas, los recibos y demás. Tengo un rack de archivos para proyectos activos. Los proyectos completados se colocan en el archivador de Good 'ole, cronológicamente.
¿Por qué necesitas un sistema? Esto es lo que sucede a menudo. Pasan un par de años y el cliente te llama. O bien tienen una pregunta sobre su concierto, necesitan algún tipo de cambio o tienen un proyecto similar. Sin un sistema en su lugar, puede ir un poco lejos de la locura tratando de auto-diseñarse y descubrir lo que hizo..
Con un sistema, todo lo que necesita hacer es iniciar la hoja de cálculo de su lista de proyectos, encontrar el número de trabajo y sacar la carpeta del archivador. Todo está ahí. Por supuesto, mi Departamento de Redundancia Departamento requiere que también se guarde una carpeta digital y se haga una copia de seguridad.
Otra razón para tener un sistema es que, a lo largo del tiempo, tendrá solicitudes para proyectos similares. Un sistema bien mantenido le permite buscar proyectos anteriores con especificaciones similares. Puede ver fácilmente cuánto tiempo estuvo involucrado, lo que facturó y otros detalles específicos. Esto le da la capacidad de tomar medidas basadas en hechos y no sacar números del aire.
He estado haciendo esto durante mucho tiempo, por lo que tengo muchos datos para utilizar para una variedad de tipos de proyectos. Mis estimaciones son razonablemente acertadas. El tuyo también lo será.
Con el sistema de números de su proyecto en su lugar, es hora de salir y encontrar un trabajo para llenar todas esas carpetas con contratos, órdenes de compra y otra información del proyecto. Cuando se complete el proyecto y su cliente haga el baile feliz, es hora de comenzar su seguimiento. Esto comienza con una reunión de seguimiento, ya sea sin conexión para clientes locales o en línea para clientes remotos.
El manejo de la reunión de seguimiento es el tema de la próxima entrega de esta serie..
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