En este tutorial, te mostraré por qué el correo electrónico no funciona para ti y te daré una solución para colaborar con otros en equipos para trabajar de manera más eficiente y efectiva..
Foto por: Matthew Henry (con licencia de uso)El crecimiento de Internet, en los últimos 25 años, ha abierto nuevas formas de trabajar, nuevas industrias y nuevas oportunidades de una forma que pocos podrían haber imaginado a principios de los años noventa..
Envato, por ejemplo, ayuda a las personas a tener éxito..
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Foto por: Matthew Henry (con licencia de uso)A medida que las empresas modernas, a menudo basadas en Internet o habilitadas, crecen, también lo hace el problema de la comunicación. El aumento de colegas, colaboradores, clientes y proveedores se traduce en una demanda cada vez mayor de tiempo..
Hay una serie de desafíos que enfrentan los equipos, incluyendo:
El correo electrónico no siempre es la mejor herramienta para una comunicación efectiva (con licencia de uso)El correo electrónico ha estado con nosotros desde que cada uno de nosotros usamos Internet por primera vez. Para muchos, fue casi milagroso que un mensaje pudiera enviarse y recibirse, en cualquier parte del mundo, en cuestión de segundos..
Es algo que damos por sentado estos días..
Los buzones de correo electrónico se desbordan con correos electrónicos de marketing de firmas de relaciones públicas, suscripciones a boletines, correspondencia de amigos, correspondencia de colegas, requisitos del jefe, información de la organización, consultas de clientes y correo no deseado.
Un desastre horrible donde la distracción es un constante drenaje en el tiempo..
Hay muchos defensores de la bandeja de entrada cero pero, seamos claros, probablemente sea mejor abordar la causa en lugar del síntoma.
Foto de Alok Sharma (con licencia de uso)Frustrados y desilusionados con el correo electrónico, muchos recurren a los sistemas de mensajería instantánea para mantenerse al tanto de lo que realmente importa..
Esto significa la adopción de iMessage, Telegram, WhatsApp o similar. Sin embargo, a medida que los contactos de mensajería instantánea crecen, también lo hace el desafío de rastrear lo que es importante.
Y luego está el colega que se niega a usar la misma aplicación de mensajería que todos los demás.
Equipos distribuidos geográficamente (imagen con licencia de uso) La organización para la que trabajo, Envato, se enorgullece de trabajar con personas, no solo en la oficina central en Melbourne, Australia. El personal trabaja desde oficinas y oficinas domésticas en diferentes zonas horarias de todo el mundo..
Dentro de los temas de tutoría que administro: habilidades informáticas, gráficos 3D y gráficos por ordenador, música y audio, trabajo con equipos de personas en el Reino Unido, Europa, Estados Unidos, India, Australia y otros lugares..
Esta forma moderna de trabajar a menudo significa que los colaboradores del equipo no siempre están disponibles al mismo tiempo..
Foto por: Nicole De Khors (con licencia de uso)En lugar de perseguir el objetivo infinito de la bandeja de entrada cero, que nunca logrará por mucho tiempo, es mucho más sensato utilizar una herramienta de colaboración en equipo.
El software Team Collaboration separa la comunicación del equipo del correo electrónico e incluso la integra en otras plataformas, como Dropbox o Google Drive, para compartir información sin problemas.
Configurar un equipo con rebañoPara el propósito de este ejemplo, he elegido configurar un equipo en Flock, ya que es una forma rentable de probar si la solución funciona para mí..
Flock no es la única solución, pero sí es fácil de comenzar y comenzar a trabajar con colegas..
EmpezarVisita flock.com para registrarte en Flock. Es tan fácil como ingresar su dirección de correo electrónico para comenzar.
Si la dirección de correo electrónico que utiliza se ejecuta en Google Apps, Flock le brinda la oportunidad de conectarse..
Esto significa que se autenticará mediante las credenciales de usuario de Gmail y le ahorrará tener que crear otro nombre de usuario y una combinación de contraseña única para el servicio.
Crear un equipoA continuación, crea un equipo..
Ingrese los detalles personalesCuando se le solicite, ingrese sus propios detalles de perfil. Ingrese un número de teléfono de contacto, si lo desea, especialmente si usted y sus colegas vuelven al teléfono en alguna ocasión. Probablemente sea una buena prueba de fallos, en caso de que haya problemas de conectividad a Internet en el futuro..
Agregar una fotografía de cabeza y hombros a su propio perfil ayuda con la comunicación del equipo; Es más rápido reconocer e imaginar a alguien que leer su nombre. Tus colegas deberían hacer lo mismo..
Invitar a los miembros del equipoCualquier equipo es tan bueno como sus miembros. Flock ayuda a que sea más fácil invitar a colegas a colaborar a través de la plataforma. Flock incluso le envía un correo electrónico un par de días después con el progreso de aquellos que se han inscrito y los que no lo han hecho..
Iniciar un canal de comunicaciónEs muy posible que el equipo esté trabajando en varios proyectos diferentes con subconjuntos de personas involucradas en cada uno. Si este es el caso, puede configurar múltiples canales y restringirlos solo a los participantes que se requieren para esa colaboración.
Definir la configuración del canal: público o privadoIntroduzca una descripción significativa para el canal. Una imagen ayuda a las personas a diferenciar rápidamente entre canales..
Alterne la configuración para determinar si el canal debe ser público (abierto a todos los miembros del equipo) o privado (solo para aquellos miembros que acepten una invitación).
La colaboración exitosa requiere que todos los miembros del equipo utilicen la herramienta; no le ahorrará mucho tiempo si algunos se apegan al correo electrónico, ya que dedicará tiempo a dar servicio a dos herramientas diferentes.
Comunicarse vía CanalesFlock permite a los colegas participar a través de canales específicos, que pueden ser útiles para que todo el equipo se mantenga al día con proyectos específicos.
Comunicarse a través de mensajería directaHay ocasiones en que deseará discutir algo en detalle, o hablar sobre algo que sea privado, como las tarifas o la facturación. Para esto, puedes comunicarte directamente con cualquier miembro del equipo..
Para esto, puedes comunicarte directamente con cualquier miembro del equipo..
En este tutorial, he ilustrado por qué el correo electrónico no es la solución para trabajar en equipo, especialmente en diferentes ubicaciones y / o zonas horarias.
Se pueden obtener ventajas al consolidar la comunicación y el intercambio de información dentro de una plataforma elegida donde las personas pueden administrar su tiempo de manera eficiente y trabajar de manera efectiva..
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