Finalmente está sucediendo: ¡has lanzado tu nuevo negocio o empresa independiente y finalmente has conseguido tu primer cliente! El resumen del proyecto está listo, las ideas suenan geniales y las cosas van bien, pero ¿qué hay de que nos paguen? Ya sea que haya aceptado un precio fijo o una tarifa por hora, deberá solicitar formalmente el pago de su trabajo una vez que su proyecto esté completo, con una factura. Y si bien la idea de crear facturas puede parecer desalentadora para los principiantes, en realidad es bastante simple y solo necesita un escritorio básico o un procesador de texto basado en web para comenzar..
Al igual que espera una factura después de comprar un artículo en una tienda, también un cliente espera una factura que detalla los servicios prestados después de trabajar con usted. Este documento no solo permite que los clientes le paguen, sino que también lo ayuda a mantener sus cuentas en orden. Además, una vez que haya creado su primera factura, simplemente puede reutilizar el documento base como plantilla para todos sus proyectos futuros..
En este tutorial, le mostraré lo que necesita una factura y cómo crear facturas personalizadas y profesionales que impresionarán a los clientes y obtendrán sus pagos rápidamente, utilizando solo Word o cualquier otro procesador de textos que ya tenga..
Una factura detalla los servicios prestados o los productos entregados por una parte a otra, e indica el pago adeudado al proveedor. Sin él, cualquier dinero que se intercambie de manos entre el proveedor y el cliente no se puede contabilizar, y su rendición de cuentas es importante cuando necesita determinar cuánto dinero está aportando su empresa y cuánto tendrá que pagar impuestos. Además, sus clientes pueden tener equipos de contabilidad con los que usted no interactúa directamente y necesitan saber qué pagar, a quién deben y cuánto.
Con una factura, toda esta información está disponible, haciendo las transacciones más rápidas y fáciles. Son una de las pequeñas necesidades de la vida empresarial..
Veamos una muestra de factura presentada por un servicio de fotografía a una empresa de ropa para obtener información sobre los productos, y entendamos toda la información que incluye:
Un ejemplo de factura.1) La identidad de su empresa.
Esto facilita la identificación de su factura y le permite presentarse profesionalmente cuando solicita un pago.
2) La dirección de su empresa y la información de contacto.
Esto le permite a su cliente saber dónde enviar cheques y correspondencia, y dónde ir para preguntas y comentarios.
3) Título de la factura, número de referencia y fecha de la factura.
El título de la factura indica en qué proyecto se está facturando al cliente y facilita la diferenciación entre otras facturas recibidas de su empresa. El número de referencia hace que la factura sea fácil de encontrar más adelante en las bases de datos del cliente y del proveedor. La fecha de emisión de la factura es especialmente importante, ya que ayuda a determinar cuándo se espera realizar el pago..
4) Nombre y dirección de la empresa cliente
Esto le permite al cliente saber a qué sucursal u oficina se dirige la factura.
5) Fecha de vencimiento del pago
Esta fecha se basa en el acuerdo entre el proveedor y el cliente, y permite a los contadores saber qué tan pronto debe programarse el pago. Los pagos generalmente se solicitan al recibo de la factura, dentro de una semana o dentro de un mes, y este campo puede reflejar que.
6) Notas
Puede usar este campo para describir brevemente el proyecto, mencionar a cualquier persona de contacto en la empresa cliente o incluir cualquier término relacionado con el proyecto. En esta factura de ejemplo para una sesión de fotos, las notas mencionan que los archivos de fotos digitales se entregarán en línea en varios formatos adecuados para impresión y uso web..
7) artículos de línea
Aquí es donde puede presentar un desglose detallado de lo que está facturando a su cliente e incluir detalles como la cantidad de productos entregables, gastos incurridos en proyectos, horas facturables o incluso pagos por hitos para proyectos con plazos más prolongados. Es importante que estos elementos sean descriptivos y estén diseñados para que sean fáciles de leer (especialmente el monto total adeudado), para que sus clientes tengan problemas mínimos al procesar su pago.
8) Observaciones
Esto incluye detalles sobre cómo le gustaría recibir pagos, así como información como su número de registro de impuestos. En algunas jurisdicciones, deberá tener el número junto al monto del impuesto, así que asegúrese de consultar con su oficina local antes de diseñar su factura.
9) nota de agradecimiento
El hecho de que esté haciendo negocios no significa que tenga que ser clínico. Agradezca a sus clientes por su negocio: solo toma una oración en su pie de factura!
Simple, ¿no es así? Puede armar esta factura desde cero en solo cinco minutos, o acelerar el proceso usando una plantilla.
En lugar de crear una factura completa cada vez, es mucho mejor crear una plantilla que pueda reutilizar simplemente cambiando el nombre de su cliente y completando los artículos de línea. Comencemos creando un nuevo documento y agregue los elementos necesarios que se muestran en nuestra factura de muestra, comenzando desde la parte superior:
Una muestra de factura en Word..Asegúrese de usar tipografía consistente y colores profesionales y de cortesía en su factura, de modo que se vea como un documento continuo y no una disposición aleatoria de diferentes elementos.
¡Eso es! Guarde este documento como su plantilla de factura y haga copias de él para crear facturas nuevas cada vez, cambiando los detalles necesarios (nombre de la empresa cliente, título de la factura, fecha de la factura, número de referencia de la factura y fecha de vencimiento del pago) para sus nuevos proyectos. Cuando termine su nueva factura, guárdela como un PDF de solo lectura seleccionando Expediente > Guardar como y seleccionando PDF en el tipo de archivo (Microsoft Word) o Expediente > Descargar como > PDF (Google Docs). Todo lo que queda es adjuntarlo a un correo electrónico cortés a su cliente.
Si desea ahorrar algo de tiempo, puede seguir adelante y usar nuestras plantillas de facturas gratuitas y fáciles de personalizar para Microsoft Word o Google Docs, disponibles en el cuadro de archivos adjuntos en la parte superior derecha arriba, solo cambie los detalles necesarios y eres bueno para ir!
Ahora que ha aprendido a crear una factura, puede crear un presupuesto con la misma facilidad, ya que utiliza el mismo diseño. La única diferencia es que una estimación incluye la palabra "Estimación" en el título y puede tener más condiciones en la sección de Notas, lo que explica que los costos incluidos son indicativos y no definitivos..
Si bien es bastante fácil crear una factura utilizando nuestra guía o nuestras plantillas, también puede optar por usar una aplicación web para la tarea e Invoiceable es una excelente opción gratuita, fácil de usar e incluye una gran combinación de características. Regístrese, agregue los detalles y el logotipo de su empresa, agregue los detalles del cliente y comience a crear facturas con solo completar algunos campos que ya están diseñados para usted. La aplicación también le permite crear estimaciones, convertir estimaciones en facturas con un solo clic, realizar un seguimiento de los ingresos de su empresa con gráficos simples y mantener una base de datos de contactos de clientes, descargar archivos PDF de sus facturas e incluso enviarlos directamente desde la aplicación a su clientela.
Incorporar la facturación en su flujo de trabajo ayuda a sus clientes a pagarle a tiempo, mantener sus cuentas ordenadas y ordenadas y mantener sus cuentas, y constituye una manera profesional de cerrar el ciclo al completar un proyecto, y también es muy sencillo, ya sea que elija usarlo. Una aplicación o tus propias plantillas personalizadas. En lugar de tener que preocuparse por encontrar la aplicación de facturación perfecta, puede usar una plantilla personalizada siguiendo los pasos de este tutorial, usando el procesador de textos que ya usa..
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